Zugangskarten erstellen und versenden #
Schaltflächen und Menüpunkte stehen hier so, wie sie im deutschsprachigen CMS heißen; wo ein Bildschirm noch fest auf Niederländisch beschriftet ist, steht der niederländische Name mit einer Übersetzung in Klammern.
Zugangskarten sind die Karten, mit denen sich Eltern im Webshop anmelden, um die Fotos ihres Kindes anzusehen und zu bestellen. Sie erstellen sie pro Schule, mit eigenem Hintergrund, eigenem Text und gegebenenfalls einem QR-Code. Die Karten werden nicht in Ihrem Browser erstellt: Sie kommen als Zip-Datei per E-Mail zu Ihnen.
Voraussetzungen #
- Der Albenbildschirm ist für Schulfotografie-Sites gedacht. Auf einer Berufsfotografie-Site fehlt der Reiter Zugangskarte hochladen, und in der Schulzeile fehlt auch die Schaltfläche Zugangskarten erstellen. In einer Klassenzeile ist diese Schaltfläche auf einer Berufsfotografie-Site sehr wohl sichtbar – verwenden Sie sie dort nicht, denn ohne den Upload-Reiter haben Sie keinen Hintergrund dafür.
- Die Schaltfläche Zugangskarten erstellen ist deaktiviert, solange die Schule noch keine Klassen hat. Fügen Sie also zuerst Fotos hinzu – siehe Klassen en albums beheren (Niederländisch).
- Starten Sie das Erstellen immer in der Schulzeile, nicht bei einer einzelnen Klasse. Tun Sie es trotzdem bei einer Klasse, erhalten Sie keine Karten (siehe Wenn nichts herauskommt).
- Es muss eine E-Mail-Vorlage vom Typ inlogkaartjes geben; aus ihr wird die Zustelladresse geholt. Siehe E-Mail-Vorlagen – Übersicht.
Einen Hintergrund hochladen #
Der Hintergrund ist das Bild, über das die Zugangsdaten gedruckt werden. Sie verwalten ihn im Reiter Zugangskarte hochladen im Albenbildschirm.
- Klicken Sie auf den Reiter Zugangskarte hochladen.
- Ziehen Sie Ihre Datei in das Feld mit dem Text „Ziehen Sie den Hintergrund hierher.“ oder klicken Sie in das Feld, um eine Datei zu wählen. Eine Datei pro Vorgang.
- Verwenden Sie ein JPG. Das Feld akzeptiert formal auch eine Zip-Datei, aber die Karten werden mit einem einzelnen Bild erstellt.
- Klicken Sie oben rechts auf Speichern.
- Der Hintergrund erscheint in der Liste rechts als Bild 1, Bild 2 und so weiter.
Warum ist Speichern grau? Die Schaltfläche wird erst aktiv, wenn eine neue Datei im Feld liegt oder wenn Sie einen anderen Standardhintergrund angehakt haben. Ändert sich nichts, bleibt sie deaktiviert.
Eine Datei mit demselben Namen zählt nicht. Beim Speichern wird übersprungen, was bereits vorhanden ist: Laden Sie erneut eine Datei mit genau demselben Dateinamen hoch, passiert nichts. Geben Sie einem geänderten Hintergrund also einen neuen Namen.
Tipp für das Design: Halten Sie einen Bereich frei, über dem die Zugangsdaten und – wenn Sie ihn einschalten – der QR-Code stehen. Ohne eigenes Layout liegt deren Position im Kartendesign fest und ist nicht verschiebbar. Möchten Sie selbst bestimmen, wo alles hinkommt, erstellen Sie für diesen Hintergrund ein eigenes Layout (siehe weiter unten).
Den Standardhintergrund wählen #
Neben dem Upload-Feld steht die Liste „Wählen Sie Ihren Standardhintergrund“ mit allen hochgeladenen Hintergründen als Bild 1, Bild 2 und so weiter, jeweils mit einer kleinen Vorschau.
- Klicken Sie auf den Kreis neben dem Bild, das standardmäßig verwendet werden soll, und klicken Sie danach auf Speichern. Dieser Hintergrund ist ab dann im Dialog vorausgewählt.
- Klicken Sie auf den Papierkorb über einem Bild, um es zu löschen. Sie erhalten die Meldung „Ihre Zugangskarte wurde gelöscht.“ Es wird nicht um Bestätigung gebeten.
Es gibt einen Standard pro Site. Im Dialog können Sie jedes Mal davon abweichen, ohne den Standard zu ändern.
Den Dialog öffnen #
Klicken Sie in der Albenübersicht in der Schulzeile auf das Symbol mit dem Tooltip Zugangskarten erstellen. Der Dialog heißt Zugangskarten erstellen. Unter diesem Titel ist Platz für den Albumnamen reserviert, der aber in der Praxis leer bleibt – prüfen Sie also selbst kurz, ob Sie auf die richtige Zeile geklickt haben.
Dasselbe Symbol steht auch in einer Klassenzeile, aber verwenden Sie es nur, wenn Sie wissen, was Sie tun: Das Erzeugen erwartet einen Ordner mit darunterliegenden Alben.
Was Sie im Dialog ausfüllen #
Oben sehen Sie unter der Überschrift Hintergrund eine kleine Vorschau des aktuell gewählten Hintergrunds. Darunter stehen, in dieser Reihenfolge:
- Vorlage Zugangskarte – Auswahlliste mit allen hochgeladenen Hintergründen. Achtung: Hier stehen die Dateinamen, nicht „Bild 1“. Der Standard steht oben und ist vorausgewählt.
- Textfarbe – Farbwähler für den Aufdruck. Der gewählte Wert steht als Label über dem Wähler, in dieser Farbe.
- Text der Zugangskarten: – das Textfeld (5 Zeilen) mit dem Text, der auf die Karte kommt. Es ist mit dem Text vorausgefüllt, der zu dieser Schule gehört; ist dieser leer, mit dem siteweiten Standardtext. Siehe Einstellungen für Zugangskarten.
- Schriftgröße – Auswahlliste mit den Werten 20 bis 36. Kleiner als 20 geht hier nicht.
- Art der Zugangskarte – Normal, Mehrere Porträts, Gruppenfoto oder Mehrere Porträts und Gruppenfoto. Das bestimmt, welche Fotos auf der Karte abgebildet werden.
- Fotos hinzugefügt ab – Datumswähler. Geben Sie ein Datum ein, erhalten nur Schüler eine Karte, deren Foto an oder nach diesem Tag hinzugefügt wurde. Lassen Sie ihn leer, bewirkt er nichts. Praktisch bei einer Nachholrunde.
- Mit QR-Code – Schalter. Ein bedeutet einen QR-Code auf der Karte, mit dem sich die Eltern direkt anmelden.
- Auch als ein PDF (A6, 1 Karte pro Seite) – Schalter, neu seit dem 24. September 2026. Ein bedeutet, dass neben den einzelnen Karten auch eine PDF-Datei mit allen Karten in die Zip-Datei kommt, praktisch, um alles auf einmal zu drucken. Siehe Das A6-PDF weiter unten.
- Nur ohne Bestellung – Schalter. Ein bedeutet: nur Karten für Schüler, für die bei dieser Schule noch keine Bestellung aufgegeben wurde. Das ist die Erinnerungsrunde.
- Zugangskarten ohne E-Mail – dieser Schalter bewirkt nichts. Er steht zwar im Fenster, aber seine Stellung wird nicht mitgeschickt und nirgends verwendet. Lassen Sie ihn in Ruhe.
- Zugangskarten per E-Mail senden – Schalter. Ein bedeutet, dass jeder Elternteil selbst eine E-Mail mit der Karte erhält. Dieser Schalter wird nicht gespeichert: Wie Sie ihn auch stehen lassen, beim Öffnen des Fensters ist er wieder aus.
- Ohne Anhang – erscheint nur, wenn Zugangskarten per E-Mail senden eingeschaltet ist, hat aber keine Wirkung: Der Elternteil erhält die Karte immer als Anhang, wenn die Datei vorhanden ist.
- Vorschau der Zugangskarten – Schalter. Ein bedeutet: Erstellen Sie eine zur Probe statt der ganzen Schule. Es gehen dann keine E-Mails an Eltern, und es wird keine Zip-Datei erstellt.
Zwei Fallstricke beim Datumswähler:
- Verwenden Sie das Kreuz nicht, um das Datum zu löschen. Haben Sie ein Datum gewählt und klicken es danach weg, wird ein unbrauchbarer Wert mitgeschickt, und das Erzeugen ergibt „Ein Fehler ist aufgetreten“. Schließen Sie das Fenster und öffnen Sie es erneut, um wirklich ohne Datum zu arbeiten.
- Das Datum bleibt hängen. Schließen Sie das Fenster, ohne zu erzeugen, steht dasselbe Datum bei der nächsten Schule immer noch da. Schauen Sie also nach, bevor Sie auf Zugangskarten erzeugen klicken.
Wenn der Hintergrund ein eigenes Layout hat #
Seit dem 16. September 2026 können Sie pro Hintergrund selbst bestimmen, wo Foto, Login-Code und QR-Code auf der Karte stehen. Hat der gewählte Hintergrund ein solches eigenes Layout, erscheint oben in diesem Fenster der Hinweis:
> „Dieser Hintergrund hat ein eigenes Layout. Was auf der Karte steht (Fotos, QR-Code, Textfarbe und Schriftgröße), kommt aus diesem Layout; die Auswahl unten für Art der Zugangskarte, QR-Code, Textfarbe und Schriftgröße gilt dafür nicht.“
Für einen solchen Hintergrund bewirken Art der Zugangskarte, Mit QR-Code, Textfarbe und Schriftgröße also nichts mehr. Die Felder bleiben aber ausfüllbar – sie werden nicht grau. Ändern Sie dort etwas und sehen keinen Unterschied auf der Karte, ist das die Erklärung.
Alle anderen Optionen funktionieren weiterhin, auch Text der Zugangskarten: – dieser Text landet im Textelement des Layouts. Ist dieses Element nicht in Ihrem Layout enthalten, kommt der Text überhaupt nicht auf die Karte.
Seit dem 17. September 2026 ist die Darstellungsseite dieser eigenen Layouts auch in der Testumgebung verfügbar. Ist ein Layout unlesbar geworden, erhalten Sie die Meldung „Inlogkaartjes: de layout van deze achtergrond is ongeldig. Open hem opnieuw in de editor en sla hem op.“ (Zugangskarten: Das Layout dieses Hintergrunds ist ungültig. Öffnen Sie es erneut im Editor und speichern Sie es.)
Das Erstellen eines solchen eigenen Layouts wird separat beschrieben unter Ein eigenes Layout für die Zugangskarte erstellen.
Erzeugen #
Unten steht die Schaltfläche Zugangskarten erzeugen. Die Schaltfläche ist nie grau. Seit dem 20. September 2026 prüft der Browser allerdings, ob die drei Auswahllisten Hintergrund, Tekstgrootte (Textgröße) und Kaartsoort (Kartenart) ausgefüllt sind; die letzten beiden stehen immer schon auf einem Wert, in der Praxis hält Sie also nur ein fehlender Hintergrund noch auf. Beim Feld Vorlage Zugangskarte wird nichts geprüft – es darf leer bleiben.
Liegt bereits eine frühere Zip-Datei bereit, sehen Sie darüber außerdem die Schaltfläche Zugangskarten herunterladen mit Datum der Zugangskarten: … dahinter. Das ist die Zip-Datei der vorherigen Runde; diese Schaltfläche erstellt nichts Neues.
Nach dem Klicken schließt sich der Dialog, und unten erscheint eine Meldung:
| Meldung | Was sie bedeutet |
|—|—|
| „Ihre Zugangskarten werden erstellt. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zur ZIP-Datei.“ | Der Auftrag steht in der Warteschlange. Die Karten kommen nicht in den Browser, sondern per E-Mail. |
| „Ihre Beispiel-Zugangskarte wird erstellt.“ | Das erhalten Sie bei einer Vorschau. Das Beispiel ist sofort fertig und öffnet sich in einem neuen Tab. Blockiert Ihr Browser Pop-ups, sehen Sie nichts – erlauben Sie den Tab. |
| „Ein Fehler ist aufgetreten“ | Es wird nichts erstellt. Siehe unten. |
Es gibt auch noch eine Meldung „Ihre Vorschau wird erstellt.“, die Sie in der Praxis aber nicht zu sehen bekommen: Bei einer Vorschau kommt das Beispiel sofort zurück, und es erscheint die Zeile darüber.
Das Fenster schließt sich sofort beim Klicken, noch bevor der Server geantwortet hat. Geht etwas schief, lesen Sie die Fehlermeldung also erst, nachdem Ihr Fenster mit allen Eingaben bereits weg ist.
Die E-Mail mit der Zip-Datei geht an die Adresse der E-Mail-Vorlage inlogkaartjes, nicht an Ihren persönlichen Posteingang. Wissen Sie nicht, welche Adresse das ist, schauen Sie unter E-Mail-Vorlagen – Übersicht nach. Die E-Mail selbst kommt immer von [email protected], mit dem Betreff Inlogkaartjes
Pro Klasse werden höchstens 5000 Karten berücksichtigt – es ist also keine Grenze für die ganze Schule. Bei einer Vorschau ist es genau eine.
Das A6-PDF #
Ist Auch als ein PDF (A6, 1 Karte pro Seite) eingeschaltet, liegt oben in der Zip-Datei auch eine PDF-Datei mit dem Namen Inlogkaartjes A6 –
- Das PDF wird nur bei einer vollständigen Runde erstellt. Bei Vorschau der Zugangskarten und bei der einzelnen Karte aus dem Bearbeitungsdialog eines Fotos gibt es kein PDF.
- Klappt das PDF aus irgendeinem Grund nicht, erhalten Sie die Zip-Datei mit den einzelnen Karten und die E-Mail trotzdem – nur ohne PDF.
Ihre Auswahl wird gespeichert #
Art der Zugangskarte, Mit QR-Code, Auch als ein PDF (A6, 1 Karte pro Seite) und Schriftgröße werden beim Erzeugen als Site-Einstellung gespeichert. Beim nächsten Öffnen des Dialogs stehen sie also schon so da – auch bei einer anderen Schule. Der Hintergrund und die Textfarbe werden nicht auf diese Weise gespeichert: Der Hintergrund kommt aus dem Ordner, mit dem Sie arbeiten, die Textfarbe beginnt jedes Mal bei Schwarz.
Auch der Text, den Sie in Text der Zugangskarten: eintippen, wird gespeichert – bei dem Ordner, von dem aus Sie den Dialog geöffnet haben. Erstellen Sie die Karten von der Schulzeile aus, kommt dieser Text zur Schule; tun Sie es von einer Klasse aus, zu dieser Klasse. Ein geleertes Textfeld löscht den gespeicherten Text nicht; bei der nächsten Runde steht Ihr alter Text einfach wieder da.
Achtung bei Art der Zugangskarte in Kombination mit dem E-Mail-Versand. Schalten Sie Zugangskarten per E-Mail senden ein, wird Ihre Auswahl bei Art der Zugangskarte durch die Art überschrieben, die beim letzten Mal gespeichert wurde. Möchten Sie also eine andere Art und per E-Mail senden, tun Sie das in zwei Runden: zuerst einmal mit der neuen Art und ohne E-Mail-Versand erzeugen, danach erst die Runde mit E-Mail-Versand. Ist der E-Mail-Versand aus, gilt einfach, was Sie in der Liste wählen.
Hat der gewählte Hintergrund ein eigenes Layout, bestimmt dieses Layout die Art, und die Auswahlliste zählt überhaupt nicht mehr.
Bei der einzelnen Karte, die Sie aus einem Foto mit Zugangskarte per E-Mail senden verschicken, gibt es keine Auswahlliste; dort gilt immer die gespeicherte Vorgabe. Siehe Fotodaten und Schülerinfos bearbeiten.
Wenn nichts herauskommt #
Die Meldung „Ein Fehler ist aufgetreten“ ist leider immer dieselbe, auch wenn im Hintergrund eine genauere Erklärung bekannt ist. Die vier häufigsten Ursachen:
- Sie standen bei einer Klasse statt bei der Schule. Das Erzeugen geht durch die darunterliegenden Alben; eine einzelne Klasse hat diese nicht.
- Es gibt kein Album mit einem erkannten Namen. Nur Alben, die als Porträt- oder Gruppenfoto-Ordner erkannt werden, zählen. Siehe Klassen en albums beheren (Niederländisch).
- Es ist kein einziges Hauptfoto darin. Unterfotos erhalten keine eigene Karte – siehe Fotos gruppieren, trennen und löschen. Haben Sie bei Fotos hinzugefügt ab ein Datum eingetragen, prüfen Sie, ob es überhaupt Fotos nach diesem Datum gibt.
- Alles wurde durch „Nur ohne Bestellung“ herausgefiltert. Wenn für jeden Schüler bereits bestellt wurde, bleibt nichts übrig.
- Sie haben das Datum mit dem Kreuz weggeklickt. Siehe den Fallstrick beim Datumswähler oben.
Zwei Ursachen, die Sie selbst nicht sehen können: Es gibt keine E-Mail-Vorlage vom Typ inlogkaartjes („Er is geen email gevonden voor het versturen van inlogkaartjes naar u email.“ – Es wurde keine E-Mail für den Versand der Zugangskarten an Ihre E-Mail gefunden.), oder die Schriftart fehlt auf dem Server („Font arial.ttf bestaat niet.“ – Schriftart arial.ttf existiert nicht.). Diese Texte werden im CMS durch die allgemeine Meldung ersetzt, Sie sehen sie also nicht.
Versuchen Sie es nach einer Fehlermeldung nicht sofort erneut: Laden Sie zuerst die Seite neu. Solange Sie das nicht tun, bleibt der Fehler des ersten Versuchs hängen, und ein weiterer Versuch kann stillschweigend nichts bewirken. Geht es weiterhin schief, obwohl das oben Genannte in Ordnung ist, melden Sie den Schulnamen beim Support.
Wenn ein Elternteil keine E-Mail erhält #
Ist Zugangskarten per E-Mail senden eingeschaltet, geht pro Schüler eine E-Mail an die E-Mail-Adresse, die bei diesem Foto hinterlegt ist, und eine zweite E-Mail an die zusätzliche Adresse, falls diese ausgefüllt ist. Siehe Fotodaten und Schülerinfos bearbeiten, wo Sie diese Adressen ändern.
Ist die normale E-Mail-Adresse leer und nur die zusätzliche Adresse ausgefüllt, geht nichts hinaus. Die zusätzliche Adresse funktioniert nur als Ergänzung, nie als Ersatz. Füllen Sie in diesem Fall das normale Feld aus.
Seit dem 3. September 2026 wird eine Adresse, die keine gültige E-Mail-Adresse ist (zum Beispiel ein Name oder eine Adresse ohne @-Zeichen), übersprungen. Die Karten für alle anderen Schüler gehen ganz normal hinaus. Davor scheiterte der ganze Versand daran, ohne dass es jemand bemerkte.
Sie erhalten darüber keine Meldung: Die Karten wurden erstellt, und die Zip-Datei kommt ganz normal an. Vermisst ein Elternteil seine E-Mail, prüfen Sie die Adresse bei diesem Foto oder gehen Sie die Spalten mit E-Mail-Adressen im Export unter Login-Codes und App-Daten per Excel durch. Korrigieren Sie die Adresse und senden Sie die Karte danach erneut mit dem Häkchen Zugangskarte per E-Mail senden im Bearbeitungsdialog dieses Fotos.
Der Elternteil kann sie auch selbst anfordern. Auf einer Schulfotografie-Site steht auf der Anmeldeseite des Webshops der Link Inlogcode kwijt? (Login-Code vergessen?). Gibt der Elternteil dort die normale oder die zusätzliche E-Mail-Adresse ein, die beim Foto seines Kindes steht, erhält er pro Kind einen persönlichen Login-Link – solange das Album noch online ist. Das funktioniert auch, wenn nur die zusätzliche Adresse ausgefüllt ist. Sie schalten den Link unter Einstellungen → Einstellungen → Hilfe für Kunden ein oder aus; er ist standardmäßig eingeschaltet. Siehe Bestel- en foto-instellingen van uw site (Niederländisch).
Eine Karte für einen Schüler #
Möchten Sie für ein Kind eine Karte (erneut) mailen lassen, verwenden Sie das Häkchen Zugangskarte per E-Mail senden im Bearbeitungsdialog dieses Fotos. Siehe Fotodaten und Schülerinfos bearbeiten. Achtung: Diese Karte wird immer mit schwarzem Text, Schriftgröße 23 und einem QR-Code erstellt – die Einstellungen aus diesem Dialog gelten dort nicht.
Was die Schaltfläche „Album erneut senden“ tatsächlich tut #
In der Schulzeile steht auch das Symbol Album erneut senden. Das ist keine Erinnerung an Eltern: Die Bestätigung lautet „Möchten Sie das Album … wirklich erneut senden, um zu prüfen, welche Bestellungen noch offen sind und versendet werden müssen?“ – es stellt die offenen Bestellungen dieser Schule erneut bereit. Für eine Erinnerungsrunde an Eltern verwenden Sie den Schalter Nur ohne Bestellung oben.