E-Mail-Vorlagen – Übersicht #

Schaltflächen und Menüpunkte stehen hier so, wie sie im deutschsprachigen CMS heißen; wo ein Bildschirm noch fest auf Niederländisch beschriftet ist, steht der niederländische Name mit einer Übersetzung in Klammern.

Auf der Seite E-Mails (/emails) verwalten Sie die festen Texte, die Ihre Site automatisch an Eltern, Kunden und Sie selbst sendet. Unter dem Titel steht Die Mails, die Ihre Kunden automatisch erhalten. Das sind Vorlagen, nicht die versendeten Mails selbst: Das System nimmt bei jedem Ereignis – einer eingehenden Bestellung, einer Bestellung, die verschickt wird, einer Zugangskarte, die gemailt wird – die Vorlage, die zu diesem Ereignis gehört, füllt die Daten ein und versendet sie.

Seit dem 25. September 2026 sieht dieser Bildschirm ganz anders aus: keine Tabelle mehr, sondern eine Liste pro Thema, mit bei jeder Mail in einfachen Worten, wann sie hinausgeht. Der Bearbeitungsbildschirm hat jetzt Formatierung, Anhänge, eine Vorschau und eine Testmail; siehe E-Mail-Vorlage bearbeiten.

Voraussetzungen #

• Sie finden diese Seite im Menü unter CRM → Webshop-E-Mails (bis zum 8. Oktober 2026 war das der eigene Menüpunkt E-Mails). Der Bildschirm selbst heißt weiterhin E-Mails. Den Menüpunkt sehen Sie mit einem Firmenkonto.
• Die Vorlagen gelten pro Site. Was Sie hier ändern, gilt nur für die Site, auf der Sie arbeiten; eine andere Site hat ihren eigenen Satz. Seit dem 25. September 2026 prüft das System das auch wirklich: Versuchen Sie, eine Mail einer anderen Site zu öffnen, lesen Sie „Sie dürfen die E-Mails dieser Website nicht ansehen oder ändern.“
• Sie können hier nur vorhandene Vorlagen öffnen und anpassen. Es gibt keine Schaltfläche, um eine Vorlage hinzuzufügen oder zu löschen. Landen Sie über ein altes Lesezeichen auf einer Adresse ohne vorhandene Mail, steht dort Diese Mail wurde nicht gefunden. mit der Schaltfläche Zurück zu den Mails.

Neben dem Titel E-Mails in der Kopfleiste steht die Hilfe-Schaltfläche, die Sie zu diesem Artikel bringt. Dieselbe Schaltfläche steht auch im Bearbeitungsbildschirm.

Dieser Bildschirm betrifft nicht die Planung #

Es gibt eine zweite Stelle mit Mailvorlagen: CRM → Planungs-E-Mails (bis Ende September 2026 stand das unter Planung, und bis zum 8. Oktober 2026 hieß der Menüpunkt Mailsjablonen (Mailvorlagen); der Bildschirm heißt noch so). Die beiden tun etwas anderes und sind leicht zu verwechseln.

• Dieser Bildschirm betrifft Bestellungen, Erinnerungen, Downloads, Zugangskarten, Willkommen und Passwort vergessen. Eine Vorlage pro Art, nur bearbeitbar.
• CRM → Planungs-E-Mails betrifft nur die Mails aus der Planung. Dort dürfen Sie mehrere Varianten pro Art anlegen, hinzufügen und löschen.

In einem Satz: Dieser Bildschirm bestimmt, von welcher Adresse eine Planungs-E-Mail kommt – über die Mail Planung unter Weitere Mails –, und der Planungsbildschirm bestimmt, welche Worte darin stehen.

Wie Sie diese Worte einstellen, lesen Sie in Mailsjablonen voor de planning (Niederländisch).

So sieht die Liste aus #

Die Mails stehen in vier Gruppen, in dieser Reihenfolge: Bestellungen, Erinnerungen, Anmeldung und Konto und Weitere Mails. Eine Gruppe ohne Mails wird nicht angezeigt.

Jede Mail ist ein anklickbares Feld mit:

• dem Namen der Mail, zum Beispiel Bestellbestätigung – nicht mehr dem internen Namen, den Sie selbst einmal vergeben haben;
• manchmal einem Label: Fester Text (der Text dieser Mail ist fest vorgegeben; Sie passen nur Absender und Betreff an) oder Mit Kassenschnäppchen (unten in dieser Mail stehen Ihre Kassenschnäppchen);
• einem Satz dazu, wann die Mail hinausgeht;
• dem Betreff und bei Mails mit eigenem Text dem Anfang dieses Textes;
• rechts einem Stift.

Klicken Sie irgendwo auf das Feld, um die Mail zu öffnen. Die alte Spalte Type ist weg; welcher technische Name zu welcher Mail gehört, steht in der Tabelle unten, damit Sie die Verweise in anderen Artikeln wiederfinden.

Oben steht ein Suchfeld, Mail suchen. Es sucht im Namen der Mail, im Satz dazu, wann sie hinausgeht, im Betreff und in Ihrem eigenen Namen für die Mail. Findet es nichts, steht dort Keine Mail mit diesem Suchbegriff gefunden.

Es gibt keine Sortierung und keine Seitennavigation mehr: Alle Mails Ihrer Site stehen auf einer Seite. Während des Ladens läuft ein dünner Balken über der Liste. Hat Ihre Site überhaupt keine Mails, steht dort Für diesen Webshop sind noch keine Mails eingerichtet. Geht das Abrufen schief, lesen Sie E-Mails konnte nicht geladen werden: gefolgt von der Meldung des Servers; laden Sie dann die Seite neu oder melden Sie sich erneut an.

Welche Mail wird wann verwendet? #

Das System sucht bei jedem Ereignis die Vorlage Ihrer Site mit dem zugehörigen technischen Namen. Eine neue Site beginnt mit vier Mails: der Bestellbestätigung, der Bestellbestätigung bei Zahlung auf Rechnung, Bestellung versendet und dem Download-Link. Die übrigen gibt es nur, wenn sie jemals für Ihre Site angelegt wurden.

| Name in der Liste | Technischer Name | Wird verwendet für |

|—|—|—|

| Bestellungen | | |

| Bestellbestätigung | bestelling | Die Bestätigung, die der Kunde erhält, sobald seine Bestellung bezahlt ist, mit der Rechnung. Die Absenderadresse dieser Mail wird auch für Erinnerungen ohne eigene Mail, Rabattcodes, die Berichts-Mails an Sie selbst und die Newsletter und Mailings verwendet, die Sie selbst versenden (CRM → Newsletter und Mailings). |

| Bestellbestätigung (kostenloser Versand) | bestelling_verzendkostenloos | Dieselbe Bestätigung, für eine Schule mit einem versandkostenfreien Zeitraum. |

| Bestellbestätigung (Zahlung auf Rechnung) | bestelling_factuur | Die Bestätigung bei Vorkasse oder Zahlung auf Rechnung. Tragen Sie hier Ihre Zahlungsanweisungen ein. |

| Bestellung versendet | bestelling_verzonden | Die Nachricht, dass die Bestellung unterwegs ist, mit Sendungsverfolgung, falls vorhanden. |

| Download-Link | Download | Die Mail mit der Download-Schaltfläche an den Kunden. Achten Sie auf das große D. |

| Geschenkgutschein | gift_card | Die Mail mit dem Code oder den Codes an den Kunden, der einen Geschenkgutschein kauft. Die Adresse dieser Mail ist auch die Adresse, an die die Geschenkgutscheine gehen, die Sie selbst erstellen lassen; siehe Kortingscodes en cadeaubonnen (Niederländisch). |

| Lieferschein | paching_slip | Der Lieferschein an Sie selbst bei jeder Bestellung, an die Adresse in dieser Mail. Ja, mit diesem Schreibfehler. |

| Erinnerungen | | |

| Zahlung nicht abgeschlossen | bestelling_herinnering | Die Erinnerung bei einer Bestellung, die nicht bezahlt ist. Gibt es diese Mail nicht, geht die Erinnerung mit einem festen Text hinaus; siehe weiter unten. |

| Warenkorb nicht bezahlt | winkelwagen_herinnering | Die Erinnerung an einen Kunden, der Fotos in seinem Warenkorb liegen ließ; siehe weiter unten. |

| Album geht bald offline | album_verloopt | Die Erinnerung an Kunden, dass ein Album, aus dem sie bestellt haben, bald offline geht. Erscheint erst, nachdem Sie unter Einstellungen → Einstellungen → Album geht offline den Schalter Kunden benachrichtigen, bevor ein Album offline geht eingeschaltet und gespeichert haben. Die BCC-Adresse erhält nur eine Kopie, wenn das bei diesem Schalter eingestellt ist. Siehe Bestel- en foto-instellingen van uw site (Niederländisch). |

| Anmeldung und Konto | | |

| Zugangskarte per Mail | inlogkaartjes | Achtung, die Erklärung in der Liste stimmt hier nicht. Das ist das Bündel Zugangskarten an Sie selbst, und die Adresse in dieser Mail ist die Empfängeradresse – dieselbe Adresse, an die auch die Barcodes gehen. Text, Anhänge und Kassenschnäppchen, die Sie hier einstellen, werden nirgends verwendet. |

| Zugangscode weiterleiten | inlogdoorsturen | Das Weiterleiten von Zugangsdaten an eine zweite Adresse, aus dem Webshop heraus. Die Adresse dieser Mail ist auch der Absender von zwei Mails mit festem Text: dem Login-Link, den Eltern selbst über Inlogcode kwijt? (Login-Code verloren?) anfordern, und der Mail, mit der Eltern die Fotos mit der Familie teilen. Steht hier keine Adresse, wird die der Bestellbestätigung verwendet. |

| Willkommen nach der Registrierung | welcome | Die Willkommensnachricht bei einem neuen Kundenkonto. Der Text ist fest vorgegeben. |

| Passwort vergessen | forgot_password | Die Mail „Passwort vergessen“. Der Text ist fest vorgegeben; die BCC-Adresse wird ignoriert. |

| Weitere Mails | | |

| Kontaktformular | Contact oder contact | Die Adresse, an der Nachrichten aus dem Kontaktformular Ihres Webshops eingehen. Diese Adresse steht auch unten im Webshop. In diesem Feld heißt das Feld deshalb Nachrichten gehen ein an statt Absenderadresse. Seit Ende September 2026 ist das auch Ihre Adresse für den Kundenservice: Ihre Antworten an Kunden kommen von dieser Adresse, und die Mail über eine neue Frage geht hier ein. |

| Porträtkarte | koppenkaart | Die Porträtkarte an Sie selbst. Die Adresse ist die Empfängeradresse. |

| Download für die Schule | download_school | Der Download eines kompletten Albums an Sie selbst – siehe Album herunterladen, entkoppeln und löschen. Die Adresse ist die Empfängeradresse. |

| Planung | shoot | Der Absender aller Mails aus der Planung. Die Texte stehen unter CRM → Planungs-E-Mails. |

| Buchungen | booking | Der Absender der Mails rund um einen Buchungstag. Der Betreff wird ignoriert: Er kommt aus dem Titel des Buchungstags. |

Die Mail, die eine einzelne Zugangskarte an die Eltern schickt, hat den technischen Namen inlogkaartje – ohne s – und steht nicht unter Anmeldung und Konto. Der neue Bildschirm kennt diese Mail nicht beim Namen: Sie finden sie unter Weitere Mails, unter dem Namen, den sie auf Ihrer Site hat, mit dem Satz Eine Mail, die der Webshop versendet. Betreff und Text dieser Mail kommen sehr wohl bei den Eltern an, und dort funktionieren die Variablen; siehe Variabelen in de inlogkaartje-mail (Niederländisch). Suchen Sie also nicht nach Zugangskarte per Mail, wenn Sie den Text für die Eltern anpassen möchten.

Der Bildschirm erkennt nur die Mail mit großem C als Kontaktformular. Hat Ihre Site eine Mail mit dem technischen Namen contact mit kleinem c, steht sie unter Weitere Mails unter ihrem eigenen Namen, mit einem Texteditor, der für das Kontaktformular nichts bewirkt.

Fehlt die Vorlage für ein Ereignis, kann diese Mail nicht versendet werden, und die Aktion bricht mit einer Meldung ab, die sagt, welche Vorlage fehlt:

• „Es wurde keine E-Mail-Vorlage gefunden, um die Zugangskarten an Ihre E-Mail-Adresse zu senden.“
• „Es wurde keine E-Mail-Vorlage gefunden, um die Porträtkarte an Ihre E-Mail-Adresse zu senden.“
• „Es wurde keine E-Mail-Vorlage gefunden, um den Schul-Download an Ihre E-Mail-Adresse zu senden.“

Einige Meldungen sind auf Englisch, sagen aber, was fehlt:

• „Order email type bestelling is not set on database for site …“ – die Vorlage für die Bestellbestätigung.
• „Welcome email is not set on database“ – die Willkommensnachricht.
• „No email found for sending.“ – die Vorlage für eine abgeschlossene Bestellung.

Und das ist die niederländische Variante der letzten Kategorie: „De email voor wachtwoord vergeten staat niet in de database.“ (Die E-Mail für „Passwort vergessen“ steht nicht in der Datenbank.)

Ausnahmen von dieser deutlichen Meldung:

• Fehlt die Vorlage inlogkaartje, scheitert das Mailen einer einzelnen Zugangskarte ohne lesbare Erklärung; Sie sehen nur, dass die Aktion fehlschlägt.
• Bei den Geschenkgutscheinen (gift_card) sagt die Meldung versehentlich „Es wurde keine E-Mail-Vorlage gefunden, um die Zugangskarten an Ihre E-Mail-Adresse zu senden.“ Dann fehlt die Vorlage für Geschenkgutscheine, nicht die für Zugangskarten.
• Fehlt Download oder paching_slip, passiert überhaupt nichts, und Sie erhalten keinerlei Meldung: Die Download-Mail oder der Lieferschein geht einfach nicht hinaus.
• Setzen Sie eine Bestellung ohne die Vorlage bestelling_verzonden auf Abgeschlossen, ändert sich der Status ganz normal, und die Mail bleibt stillschweigend aus.

Die Buchungs- und Planungs-E-Mails sind dagegen nachsichtiger: Fehlt die Vorlage booking oder shoot, nimmt das System eine andere Vorlage Ihrer Site und sonst den Standardabsender der Plattform. Bei einer Planungs-E-Mail steht dann Ihr Auftrag als Betreff. Diese Mails gehen also immer hinaus.

Eine fehlende Vorlage hält mehr auf als nur eine Mail #

Bei zwei Typen geht ohne Vorlage nicht nur eine Mail verloren, sondern der ganze Vorgang bleibt hängen:

• bestelling – die Absenderadresse aus dieser Vorlage geht im Auftrag mit, der an das Labor geschickt wird. Fehlt die Vorlage, wird dieser Auftrag nicht versendet, und eine bezahlte Bestellung bleibt auf bezahlt stehen, ohne dass etwas gedruckt wird. Seit dem 5. September 2026 wird das ordentlich angehalten, statt jede Stunde erneut versucht. Die Rechnung und die Bestellbestätigung gehen sehr wohl ganz normal hinaus. Siehe Bestelldetails ansehen und bearbeiten.
• contact – das ist die Adresse, an die das Kontaktformular Ihres Webshops sendet. Fehlt die Vorlage, liest der Besucher „Für diese Website ist keine E-Mail-Adresse vom Typ „contact“ eingerichtet; die Nachricht wurde gespeichert, konnte aber nicht versendet werden.“ Seine Nachricht ist also nicht verloren – sie steht ganz normal bei Ihren Benachrichtigungen; nur die Mail darüber bleibt aus. Dasselbe gilt für inlogdoorsturen, mit dem ein Besucher seine Zugangsdaten an eine zweite Adresse sendet. Das ist seit dem 5. September 2026 eine ordentliche Meldung statt eines leeren Fehlers. Eine Frage über das Kontaktformular landet seit Ende September 2026 außerdem im Kundenservice, auch wenn diese Vorlage fehlt.

Fehlt Ihnen eine dieser beiden, sollten Sie das also sofort beheben lassen.

Einen fehlenden Typ können Sie hier nicht selbst hinzufügen; wenden Sie sich in diesem Fall an Fotoprotools.

Die Abmeldezeile unter Kundenmails #

Seit dem 11. September 2026 setzt das System selbst eine kleine Zeile unter eine Reihe von Mails an Kunden:

> Sie erhalten diese E-Mail, weil Sie bei diesem Fotografen Fotos bestellt oder angesehen haben. Sie möchten keinen Newsletter und keine Angebote mehr erhalten? Melden Sie sich ab. E-Mails zu Ihrer Bestellung erhalten Sie weiterhin.

Das steht nicht in Ihrer Vorlage, und Sie können es weder entfernen noch anpassen. Die Zeile erscheint unter fünf Mails, die aus einer Vorlage dieses Bildschirms stammen: der Bestellbestätigung, der Nachricht, dass die Bestellung versendet ist, der Mail mit dem Download-Link, der Mail mit einer Zugangskarte an die Eltern und dem Weiterleiten von Zugangsdaten. Außerdem steht sie unter der Meldung, dass ein Album freigegeben ist, und das ist eine Mail, die keine Vorlage hat.

Bei den Mails an Sie selbst – dem Bündel Zugangskarten, dem Download eines kompletten Albums, dem Lieferschein – erscheint sie nicht, ebenso wenig bei Willkommen, Passwort vergessen, den Buchungs- und den Planungs-E-Mails.

Zwei Dinge, die Sie erklären können, wenn jemand danach fragt:

• Abmelden stoppt keine Bestellmails. Die Abmeldung ist für Newsletter und Aktionen gedacht. Alles, was zu einer laufenden Bestellung gehört – Bestätigung, Rechnung, Download-Link, Versandnachricht –, geht weiterhin ganz normal hinaus.
• Die Zeile erscheint nur bei einer echten E-Mail-Adresse. Geht eine Mail an einen Login-Code oder eine Adresse, die nicht als E-Mail-Adresse lesbar ist, bleibt die Zeile weg.

Gleichzeitig steht jetzt eine Abmelden-Schaltfläche neben dem Absender in Gmail und Outlook. Das ist normal und gut für die Zustellung Ihrer Mail; es bedeutet nicht, dass mit Ihrer Vorlage etwas nicht stimmt.

Ab demselben Datum kommt ein Kunde nur noch in die Newsletter-Liste, wenn er beim Bezahlen das Häkchen dafür setzt. Vorher landete jede E-Mail-Adresse, mit der bestellt wurde, automatisch in dieser Liste. Wer sich einmal abgemeldet hat, kommt auch mit einer neuen Bestellung nicht wieder hinein.

Die Erinnerung bei einer nicht bezahlten Bestellung steht nicht in dieser Liste #

Seit dem 14. September 2026 kann Ihre Site selbst eine Erinnerungs-E-Mail an Kunden senden, deren Bestellung auf offen stehen geblieben ist. Sie schalten das mit dem Schalter Erinnerungs-E-Mail bei einer nicht bezahlten Bestellung unter Einstellungen → Einstellungen → Zahlungen ein; er ist standardmäßig ausgeschaltet.

Suchen Sie diese Mail in dieser Liste, finden Sie sie nicht, und das ist keine Störung:

• Es gibt keine Vorlage dafür. Betreff und Text sind fest im System hinterlegt und hier nicht bearbeitbar. Sie können auch selbst keine Vorlage anlegen – das geht in diesem Bildschirm bei keinem einzigen Typ.
• Was das System sehr wohl aus diesem Bildschirm holt, ist die Absenderadresse, der Absendername und die BCC-Adresse Ihrer Vorlage bestelling. Steht dort keine E-Mail-Adresse, geht für Ihre ganze Site keine einzige Erinnerung hinaus – ohne Meldung.
• Unter der Erinnerung steht dieselbe Abmeldezeile wie unter den anderen Kundenmails.
• Die Schaltfläche in dieser Mail ändert ihren Text, ohne dass Sie etwas dafür tun. Schalten Sie im selben Bereich Zahlungen auch Kunde darf eine nicht bezahlte Bestellung nachträglich bezahlen ein, heißt die Schaltfläche Bestellung abschließen statt Ihre Bestellung ansehen, und der Satz darunter verspricht, dass der Kunde von dieser Seite aus bezahlen kann. Ist dieser zweite Schalter ausgeschaltet, verweist die Mail den Kunden an Ihre Antwortadresse.

Möchten Sie trotzdem einen eigenen Text, muss Fotoprotools für Ihre Site den Vorlagentyp bestelling_herinnering anlegen. Danach steht er ganz normal in dieser Liste, und Ihr eigener Betreff und Text haben Vorrang vor dem Standardtext.

Was genau in der Mail steht und wer eine erhält, lesen Sie unter Bestel- en foto-instellingen van uw site (Niederländisch).

Die Erinnerung zu einem gespeicherten Warenkorb funktioniert genau andersherum #

Seit dem 17. September 2026 kann Ihre Site auch eine Erinnerung zu einem Warenkorb senden, den der Kunde nicht bezahlt hat. Diese schalten Sie mit dem Schalter Erinnerung zu einem gespeicherten Warenkorb senden unter Einstellungen → Einstellungen → Warenkorb ein.

Hier gilt nicht dasselbe wie oben: Für diese Mail gibt es sehr wohl einen Vorlagentyp, nämlich winkelwagen_herinnering. Steht diese Vorlage in Ihrer Liste, haben Ihr eigener Betreff und Text Vorrang vor dem Standardtext.

• Steht sie nicht darin, wird die Absenderadresse Ihrer Vorlage bestelling verwendet, und der Standardtext bleibt bestehen.
• Hat auch Ihre Vorlage bestelling keine E-Mail-Adresse, geht für Ihre ganze Site keine einzige Warenkorb-Erinnerung hinaus – ohne Meldung.
• Unter der Mail steht eine eigene Abmeldezeile, unabhängig von der Newsletter-Abmeldung oben: Wer sich dort abmeldet, erhält nur keine Warenkorb-Erinnerungen mehr. Bestellmails und der Newsletter sind davon unabhängig.

Das Hinzufügen des Typs geht wie bei jedem anderen Typ: Das erledigt Fotoprotools für Sie.

Wichtig #

• Vorlagen werden nicht von selbst versendet – sie werden durch Ereignisse ausgelöst. Ändern Sie einen Text, gilt das ab der nächsten Mail dieses Typs.
• Ändern Sie Vorlagen vorsichtig: Ein Tippfehler im Betreff oder im Text kommt direkt bei den Eltern an.
• Möchten Sie eine Änderung prüfen, verwenden Sie die Testmail im Bearbeitungsbildschirm. Diese gibt es nur bei Mails mit eigenem Text; bei den anderen Mails testen Sie weiterhin, indem Sie das Ereignis selbst auslösen.

Siehe auch #

• E-Mail-Vorlage bearbeiten – die Felder, Formatierung, Anhänge, Kassenschnäppchen, die Vorschau und die Testmail.
• Variabelen in de inlogkaartje-mail (Niederländisch)
• Bestelldetails ansehen und bearbeiten