E-Mail-Vorlage bearbeiten #

Schaltflächen und Menüpunkte stehen hier so, wie sie im deutschsprachigen CMS heißen; wo ein Bildschirm noch fest auf Niederländisch beschriftet ist, steht der niederländische Name mit einer Übersetzung in Klammern.

Klicken Sie in der Übersicht E-Mails auf eine Mail, öffnet sich der Bearbeitungsbildschirm. Seit dem 25. September 2026 ist dieser Bildschirm komplett erneuert: mit Formatierung im Text, Anhängen, einer Vorschau, einer Testmail und – bei den Kundenmails – den Kassenschnäppchen.

Oben steht der Name der Mail, zum Beispiel Bestellbestätigung, darunter Alles ist gespeichert oder Änderungen noch nicht gespeichert. Der Pfeil oben links bringt Sie zurück zur Liste; das Fragezeichen daneben öffnet E-Mail-Vorlagen – Übersicht. Oben rechts steht Speichern.

Voraussetzungen #

• Die Übersicht finden Sie im Menü unter CRM → Webshop-E-Mails (bis zum 8. Oktober 2026: der eigene Menüpunkt E-Mails). Diesen Menüpunkt sehen Sie mit einem Firmenkonto.
• Vorlagen gehören zu einer Site. Was Sie hier ändern, gilt nur für die Site, auf der Sie arbeiten. Eine Mail einer anderen Site können Sie nicht öffnen; Sie lesen dann „Sie dürfen die E-Mails dieser Website nicht ansehen oder ändern.“
• Sie können vorhandene Vorlagen anpassen, aber selbst keine neuen anlegen und keine löschen. Fehlt Ihnen eine Vorlage, wenden Sie sich an den Support.

Wann wird diese Mail versendet? #

Oben im Formular steht ein blaues Feld, das in ein oder zwei Sätzen erklärt, wann diese Mail hinausgeht. Bei der Bestellbestätigung steht außerdem dabei, dass die Absenderadresse auch für andere Mails verwendet wird.

Eine Ausnahme: Bei Zugangskarte per Mail stimmt diese Erklärung nicht. Diese Mail ist das Bündel Zugangskarten an Sie selbst; der Text für die Eltern steht in einer anderen Mail. Siehe E-Mail-Vorlagen – Übersicht.

Absender #

• Name des Absenders – der Name, den der Empfänger in seinem Postfach sieht, zum Beispiel der Name Ihres Studios. Darf leer bleiben; der Empfänger sieht dann nur die E-Mail-Adresse.
• Absenderadresse (Pflicht) – die Adresse, mit der die Mail gesendet wird. Antwortet der Kunde, kommt die Antwort hier an. Verwenden Sie eine Adresse, von der Ihr Mailserver senden darf, sonst landet die Mail im Spam.

– Bei Kontaktformular heißt dieses Feld Nachrichten gehen ein an: Das ist Ihre eigene Adresse, und sie steht auch unten im Webshop.

– Bei Porträtkarte, Download für die Schule, Lieferschein und Zugangskarte per Mail heißt das Feld zwar Absenderadresse, ist in Wirklichkeit aber die Adresse, an der Sie die Porträtkarte, den Download, den Lieferschein oder das Bündel Zugangskarten erhalten.

• Kopie an (BCC, optional) – eine Adresse, die von jeder Mail eine unsichtbare Kopie erhält, zum Beispiel Sie selbst. Mehrere Adressen sind nicht mehr möglich. Bei Kontaktformular gibt es dieses Feld nicht. Bei Passwort vergessen wird es ignoriert.

Seit dem 25. September 2026 werden beide Adressen geprüft. Ist eine Adresse keine gültige E-Mail-Adresse, wird das Feld rot mit Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein. oder Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein oder lassen Sie das Feld leer.

Inhalt #

• Betreff (Pflicht) – die Betreffzeile im Posteingang. Leer ergibt Eine Mail muss einen Betreff haben. Bei Buchungen wird der Betreff ignoriert; er kommt aus dem Titel des Buchungstags.
• Text – nur bei Mails mit eigenem Text. Siehe unten.

Bei Mails mit festem Text – Willkommen nach der Registrierung, Passwort vergessen, Kontaktformular, Porträtkarte, Download für die Schule, Planung und Buchungen – steht statt des Editors: Der Text dieser Mail ist fest vorgegeben. Hier passen Sie Absender und Betreff an. Diese Mails haben in der Liste das Label Fester Text, und es gibt keine Vorschau und keine Testmail.

Der Texteditor #

Den Text tippen Sie in einen Editor mit einer Formatierungsleiste:

• fett, kursiv und unterstrichen;
• eine Textfarbe aus sieben festen Farben, die auf Weiß gut lesbar sind (fast schwarz, grau, rot, orange, grün, blau und lila);
• zwei Überschriftgrößen neben normalem Text;
• eine Liste mit Punkten oder mit Nummern;
• linksbündig oder zentriert;
• einen Link hinzufügen oder entfernen: Die Adresse tippen Sie in das Feld, das unter der Leiste erscheint, und bestätigen mit Übernehmen. Nur Webadressen, mailto: und tel: werden zu einem Link. Eine Webadresse ohne https:// davor (wie www.ihrstudio.de) erhält dieses automatisch; bei einer anderen Adresse lesen Sie „Nur http(s)-, mailto- oder tel-Adressen.“;
• rückgängig machen und wiederholen.

Die Schaltflächen sind Symbole; halten Sie die Maus darüber, sehen Sie, was sie tun (Fett, Kursiv, Unterstreichen, Textfarbe, Aufzählung, Nummerierte Liste, Linksbündig, Zentrieren, Link, Rückgängig, Wiederholen). Die Überschriftgröße wählen Sie in der Auswahlliste mit Normal, Überschrift 2 und Überschrift 3. In der Farbpalette setzt Keine den Text auf die Standardfarbe zurück.

Fügen Sie Text aus Word oder einer Webseite ein, bleibt nur die Formatierung übrig, die auch in der Mail erlaubt ist; den Rest entfernt das System beim Speichern und beim Versenden. Was dann übrig bleibt, sehen Sie in der Vorschau.

Alte Vorlagen ohne Formatierung werden beim Öffnen zeilenweise zu Absätzen. Solange Sie nichts am Text ändern, bleibt der alte Text unverändert gespeichert.

Der Text darf höchstens 20.000 Zeichen lang sein; darüber lesen Sie „Der Text ist zu lang. Kürzen Sie ihn auf weniger als 20000 Zeichen.“

Unter dem Editor steht: Die Anrede („Beste …“) und die zur Mail gehörenden Angaben, etwa die Bestellung oder die Schaltfläche, fügt das System selbst hinzu. Beginnen Sie Ihren Text also nicht mit einer Anrede.

Variablen #

Bei Album geht bald offline stehen über dem Editor Schaltflächen für {album}, {datum} und {dagen}. Klicken Sie darauf, und die Variable wird an der Cursorposition eingefügt; in der Mail steht dann der echte Wert.

Die Mail mit einer Zugangskarte an die Eltern kennt {{school}}, {{naam}} und {{klas}}, im Betreff und im Text. Der Bildschirm zeigt für diese Mail keine Schaltflächen – tippen Sie die Variablen selbst. Siehe Variabelen in de inlogkaartje-mail (Niederländisch). Bei Zugangskarte per Mail stehen diese Schaltflächen dagegen sehr wohl da, bewirken dort aber nichts: Der Text dieser Mail wird nicht versendet.

In allen anderen Mails funktionieren Variablen nicht. Tippen Sie dort {{naam}}, steht das wörtlich so in der versendeten Mail – auch wenn Vorschau und Testmail dort einen Beispielnamen einsetzen.

Die Mailvorlagen der Planung sind etwas anderes und haben ihre eigene, viel längere Liste von Variablen; diese bearbeiten Sie in einem anderen Bildschirm.

Name in Ihrer Liste #

Unter dem Text steht Name in Ihrer Liste (optional): Nur für Sie selbst. Der Kunde sieht das nicht. In der neuen Liste sehen Sie diesen Namen nur bei Mails, die der Bildschirm nicht kennt; die Suchfunktion sucht aber darin.

Kassenschnäppchen #

Bei den Kundenmails steht der Block Kassenschnäppchen mit dem Schalter Kassenschnäppchen unten in dieser Mail anzeigen. Das ist bei allen Bestellmails (außer dem Lieferschein), den drei Erinnerungen, Zugangscode weiterleiten und Willkommen nach der Registrierung möglich. Standardmäßig ist der Schalter aus. Die Wahl wird mit Speichern gespeichert.

Ist er eingeschaltet, erscheinen unter dem Text bis zu vier Produkte aus Ihrer Kategorie mit Kassenschnäppchen, mit Foto, Preis und eventuellem Aktionspreis, und eine Schaltfläche zum Webshop. Pakete werden übersprungen. Ändern Sie Ihre Kassenschnäppchen, stehen die neuen automatisch in den nächsten Mails; rechnen Sie mit bis zu zehn Minuten, bis eine Änderung in der Mail ankommt.

Haben Sie keine Kategorie mit Kassenschnäppchen oder stehen darin keine Produkte, sehen Sie die Meldung Derzeit gibt es keine Kassenschnäppchen zum Anzeigen. Der Block bleibt dann aus der Mail weg, auch wenn der Schalter eingeschaltet ist. Welche Kategorie die Kassenschnäppchen sind, stellen Sie unter Kategorien verwalten und sortieren ein.

In der Liste erhält eine Mail mit eingeschaltetem Schalter das Label Mit Kassenschnäppchen.

Anhänge #

Bei den meisten Kundenmails steht der Block Anhänge: Dateien, die mit jeder Mail dieser Art mitgehen, zum Beispiel Ihre Preisliste oder AGB. Nicht bei Lieferschein, Passwort vergessen und den Mails mit festem Text unter Weitere Mails.

• Klicken Sie auf Datei hinzufügen und wählen Sie eine oder mehrere Dateien.
• Erlaubt: PDF, JPG, PNG, Word (.docx) und Excel (.xlsx).
• Höchstens 5 MB pro Datei, 5 Dateien pro Mail und zusammen 10 MB. Unter der Liste steht, wie viel Sie bereits verwenden, zum Beispiel Zusammen 1,2 MB von 10 MB.
• Hinzufügen und Entfernen wird sofort gespeichert, unabhängig von der Schaltfläche Speichern. Nach dem Hinzufügen steht dort „… wird jetzt mit jeder Mail mitgesendet.“, nach dem Entfernen (Papierkorb) „… wird nicht mehr mitgesendet.“
• Der Kunde sieht den Dateinamen so, wie Sie ihn hochgeladen haben, ohne seltsame Zeichen.

Was schiefgehen kann:

• Diese Dateiart kann nicht mitgesendet werden. Wählen Sie eine PDF-, JPG-, PNG-, Word- (.docx) oder Excel-Datei (.xlsx).
• Diese Datei ist … groß. Ein Anhang darf höchstens 5 MB groß sein.
• Eine Mail kann höchstens 5 Anhänge haben. Entfernen Sie zuerst einen.
• Zusammen wären die Anhänge dann … groß. Erlaubt sind höchstens 10 MB, sonst kommt die Mail nicht an.
• Diese Datei ist keine echte .pdf-Datei. Bitte speichern Sie sie erneut und versuchen Sie es noch einmal. – die Endung passt nicht zum Inhalt, zum Beispiel bei einer umbenannten Datei.
• Diese Datei ist leer.

Wählen Sie mehrere Dateien gleichzeitig und lehnt das System eine davon ab, hört es dort auf; die Dateien davor sind bereits hinzugefügt.

Wird eine Mail mit den Anhängen zu groß – zum Beispiel neben einer großen Rechnung –, geht sie trotzdem hinaus, aber ohne die Anhänge, die nicht mehr passen. Darüber erhalten Sie keine Meldung.

Vorschau #

Bei Mails mit eigenem Text steht rechts (auf einem schmalen Bildschirm darunter) die Vorschau. Sie aktualisiert sich, sobald Sie kurz aufhören zu tippen, und zeigt:

• den Betreff;
• eine Beispielanrede, Beste Sanne de Vries,;
• Ihren Text so, wie er nach dem Bereinigen wirklich in der Mail steht, mit Beispielwerten für die Variablen;
• die Kassenschnäppchen, wenn der Schalter eingeschaltet ist.

Namen und Daten sind Beispiele. Die Farben und das Logo Ihres Webshops sehen Sie in der Testmail. Klappt die Vorschau gerade nicht, steht dort Die Vorschau ist derzeit nicht verfügbar. Senden Sie eine Testmail, um zu sehen, wie sie aussieht.

Testmail senden #

Unter der Vorschau steht Testmail senden. Diese Mail verwendet den Text so, wie er jetzt auf dem Bildschirm steht, auch wenn Sie noch nicht gespeichert haben, mit Ihren Anhängen und – wenn der Schalter eingeschaltet ist – den Kassenschnäppchen.

• Geben Sie bei An eine Adresse ein oder lassen Sie das Feld leer: Dann geht die Testmail an die Adresse, mit der Sie sich anmelden.
• Klicken Sie auf Senden. Danach steht dort Die Testmail wurde an … gesendet. Nicht angekommen? Sehen Sie auch im Spam-Ordner nach.
• Der Betreff beginnt mit [Test]. Die Mail kommt von der Absenderadresse und dem Absendernamen, wie sie gespeichert sind; eine neue Adresse, die Sie noch nicht gespeichert haben, zählt noch nicht.
• Die Testmail zeigt Ihren Text in den Farben und mit dem Logo Ihres Webshops, aber ohne die Angaben, die das System im Ernstfall hinzufügt, wie die Bestellung oder die Download-Schaltfläche.
• Sie können fünf Testmails pro zehn Minuten senden. Danach lesen Sie „Sie haben gerade bereits einige Test-E-Mails gesendet. Bitte versuchen Sie es in ein paar Minuten erneut.“
• Klappt das Senden nicht, steht dort „Die Test-E-Mail konnte nicht gesendet werden. Prüfen Sie die Absenderadresse und versuchen Sie es erneut.“

Bei den Mails mit festem Text gibt es keine Testmail; dort testen Sie weiterhin, indem Sie das Ereignis selbst auslösen.

Speichern #

• Speichern ist grau, solange nichts geändert ist (oben steht dann Alles ist gespeichert) und während gespeichert wird.
• Klicken Sie auf Speichern, während ein Feld nicht stimmt, werden die fehlerhaften Felder rot, und unten steht Noch nicht gespeichert: Bitte prüfen Sie die rot markierten Felder.
• Hat es geklappt, erscheint die Meldung Die Mail wurde gespeichert., und Sie bleiben auf der Seite. Die Beschriftung wird wieder Alles ist gespeichert.
• Geht beim Server etwas schief, steht der Grund unten im Formular, und Ihr Text bleibt stehen. Versuchen Sie es erneut; ist Ihre Sitzung abgelaufen, melden Sie sich zuerst erneut an.

Name des Absenders, Betreff und Ihr eigener Name für die Mail dürfen höchstens 255 Zeichen lang sein.

Möchten Sie die Seite mit Änderungen verlassen, die noch nicht gespeichert sind, fragt der Bildschirm zuerst: Sie haben ungespeicherte Änderungen. Möchten Sie diese Seite wirklich verlassen?

Eine gespeicherte Änderung gilt für alles, was ab diesem Moment versendet wird. Bereits versendete Mails ändern sich nicht mehr.

Was ist weggefallen? #

• Der Schalter Van/Naar fotograaf (Von/An Fotograf) ist verschwunden. Er wurde zwar gespeichert, bewirkte beim Versenden aber nichts.
• Das Feld heißt nicht mehr Email, sondern Absenderadresse, und Naam heißt jetzt Name in Ihrer Liste und ist keine Pflicht mehr.

Siehe auch #

• E-Mail-Vorlagen – Übersicht
• Variabelen in de inlogkaartje-mail (Niederländisch)
• Kategorien verwalten und sortieren