Bestelldetails ansehen und bearbeiten #

Schaltflächen und Menüpunkte stehen hier so, wie sie im deutschsprachigen CMS heißen; wo ein Bildschirm noch fest auf Niederländisch beschriftet ist, steht der niederländische Name mit einer Übersetzung in Klammern.

Klicken Sie in der Bestellübersicht auf eine Zeile, öffnet sich die Detailseite dieser Bestellung. Hier steht alles zu einer Bestellung beisammen: die Kundendaten, der Status, die bestellten Produkte und die Zahlung. Von dieser Seite aus senden Sie dem Kunden auch die Rechnung oder die Downloads erneut.

Voraussetzungen #

• Sie sind als Firma oder Mitarbeiter angemeldet. Dieser Bildschirm holt seine Daten aus derselben Quelle wie die Bestellübersicht, und diese antwortet nur diesen beiden Rollen. Siehe Bestellungen verwalten.
• Sie kommen aus der Übersicht hierher. Es gibt keinen Menüpunkt für eine einzelne Bestellung.

Eine Seite, keine Reiter #

Über dem Inhalt steht ein einziger Reiter: Bestelldetails. Dort steht alles untereinander, in dieser Reihenfolge:

1. Kunde
2. Bestellstatus
3. Produkte
4. Zahlung

Es gibt also keinen eigenen Reiter für die Rechnung oder für die Produkte. Möchten Sie die Rechnung als PDF, verwenden Sie die Schaltfläche Rechnung herunterladen in der Kopfleiste.

Gelingt das Laden der Bestellung nicht, sehen Sie seit dem 15. Oktober 2026 „Diese Bestellung konnte nicht geladen werden.“ mit der Schaltfläche Erneut versuchen; vorher blieb die Seite dann leer. Ist Ihre Sitzung inzwischen abgelaufen, werden Sie mit „Ihre Sitzung ist abgelaufen. Bitte melden Sie sich erneut an, um weiterzuarbeiten.“ zum Anmeldebildschirm geschickt. Seit dem 16. Oktober 2026 lässt sich eine Bestellung außerdem immer öffnen, auch wenn Sie in der Übersicht vorher eine andere Schule gewählt hatten; zuvor konnte ein alter Schulfilter eine Bestellung unauffindbar machen, sogar nach Ab- und wieder Anmelden.

Kunde #

Im Block Kunde stehen Name, Telefon, Adresse, E-Mail-Adresse, PLZ, Ort, Land, die Schule (mit Schulnummer) und der Login-Code, mit dem bestellt wurde. Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse, öffnet sich Ihr eigenes E-Mail-Programm mit einer neuen Nachricht an diesen Kunden. Neben der Klasse steht ein Link, der das Album dieser Klasse in einem neuen Tab öffnen sollte; derzeit landen Sie damit auf einer falschen Adresse. Suchen Sie das Album dann über Bilder.

Zusätzliche Zeilen erscheinen, wenn sie zutreffen:

• Name und Klasse des ältesten Kindes, wenn diese bei der Bestellung angegeben wurden.
• Versandkostenfreie Periode Schule (bis) mit einem Datum, wenn die Schule einen solchen Zeitraum hat.
• Der verwendete Rabattcode. Der Link dahinter öffnet derzeit nicht die richtige Seite; suchen Sie den Code über Rabattcodes.

Eine geschäftliche Bestellung erkennen Sie hier nicht #

Seit dem 13. September 2026 kann ein Kunde im Webshop das Häkchen Ik bestel zakelijk (Ich bestelle geschäftlich) setzen und dazu einen Firmennamen (Pflicht) und eine USt-IdNr. (optional) angeben.

Seit dem 14. September 2026 bestimmen Sie selbst, ob dieses Häkchen angezeigt wird, mit dem Schalter Firmenname und USt-IdNr. im Bestellformular unter Einstellungen → Einstellungen → Bestellen und Bezahlen. Er ist standardmäßig ausgeschaltet. Sehen Sie bei keiner einzigen Bestellung einen Firmennamen auf der Rechnung, schauen Sie zuerst dort nach. Siehe Bestel- en foto-instellingen van uw site (Niederländisch).

Diese beiden Angaben stehen nirgends auf dieser Seite und auch nicht in der Bestellübersicht. Sie kommen auf zwei Wegen daran:

• auf der Rechnungs-PDF: Der Firmenname steht über dem Kundennamen unter Rechnung an:, die USt-IdNr. als eigene Zeile unter der E-Mail-Adresse;
• im Export Buchhaltungsexport im Bildschirm Bestellungen verwalten, in dem es eine Spalte für den Firmennamen und eine für die USt-IdNr. gibt.

Die USt-IdNr. ändert den Betrag nicht. Es wird nichts umgekehrt besteuert und es gilt kein Nullsatz: Der Kunde zahlt denselben Betrag inklusive MwSt. wie jeder andere Kunde. Die Nummer ist nur eine Zeile auf der Rechnung. Sie wird auch nicht auf Gültigkeit geprüft – nur auf die Länge –, ein Tippfehler landet also unbemerkt auf der Rechnung. Korrigieren können Sie sie derzeit nicht im CMS.

Die Schule zur Bestellung #

Ebenfalls seit dem 13. September 2026 wird die Schule einer Bestellung durch die Fotos bestimmt, die im Warenkorb lagen, und nicht mehr durch das Album, in dem der Kunde zufällig zuerst war.

Das machte einen Unterschied bei einem Login, der zwei Schulalben abdeckt – Bruder und Schwester an verschiedenen Schulen oder das Album vom letzten Jahr neben dem von diesem Jahr. Solche Bestellungen wurden der falschen Schule zugeordnet, mit drei spürbaren Folgen: Die Bestätigungs-E-Mail nannte die andere Schule, der versandkostenfreie Zeitraum dieser Schule wurde angewendet, und die Bestellung wurde für die Schullieferung falsch sortiert. Der Preis stimmte übrigens, denn der wurde bereits pro Foto berechnet.

Bestellungen von vor diesem Datum werden nicht rückwirkend korrigiert. Sehen Sie bei einer älteren Bestellung eine Schule, die nicht zu den bestellten Fotos passt, ist das die Erklärung.

Neben der Überschrift stehen zwei Schaltflächen:

• Der Bleistift verwandelt den Block in ein Formular (siehe unten).
• Das Kopiersymbol legt die Adresse in Ihre Zwischenablage – Name, Straße mit Hausnummer, PLZ und Ort, jeweils in einer eigenen Zeile. Praktisch zum Einfügen in ein Versandetikett oder eine E-Mail. Seit dem 24. September 2026 bestätigt der Bildschirm das mit Adresse kopiert.; klappt es nicht, steht dort Die Adresse konnte nicht kopiert werden.

Kundendaten ändern #

Klicken Sie auf den Bleistift, verwandelt sich der Block direkt in Eingabefelder. Es öffnet sich kein eigenes Fenster. Änderbar sind: Vorname, Namenszusatz, Nachname, Telefonnummer, Straße, Hausnummer, Hausnummerzusatz, E-Mail-Adresse, PLZ, Ort und Land.

Schule, Klasse und Login-Code können Sie hier nicht ändern – sie bleiben, wie sie sind.

Unter den Feldern steht der Block Interne Bemerkung: ein Textfeld, in dem Sie fett, kursiv und unterstrichen verwenden können. Diese Notiz ist nur für Sie und Ihre Kollegen; der Kunde sieht sie nicht. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. Während des Speicherns ist die Schaltfläche grau, mit einem sich drehenden Kreis. Seit dem 24. September 2026 erhält die interne Bemerkung nur dann das heutige Datum, wenn Sie die Bemerkung selbst geändert haben. Ändern Sie nur die Adresse oder eine andere Kundenangabe, bleibt das alte Datum bei der Bemerkung stehen.

Gibt es eine interne Bemerkung, steht sie (außerhalb des Bearbeitungsmodus) unter den Kundendaten, mit dem Datum dabei.

Seit dem 2. Oktober 2026 verschwindet eine interne Bemerkung, die Sie komplett leeren und speichern: Der Block unter den Kundendaten und das orangefarbene Ausrufezeichen in der Bestellliste sind dann weg. Auch das Speichern nur der Kundendaten hinterlässt keine leere Bemerkung mehr. Bei Bestellungen, die vor diesem Datum gespeichert wurden, kann noch ein leerer Block Interne Bemerkung stehen.

Seit dem 24. September 2026 sehen Sie das Ergebnis: Gespeichert, wenn es geklappt hat, und Ein Fehler ist aufgetreten, wenn es fehlgeschlagen ist. Im letzteren Fall wurde nichts gespeichert; versuchen Sie es erneut.

Bestellstatus #

Der Status steht in einer Auswahlliste mit dem Text (klicken zum Ändern) daneben. Sie ändern den Status, indem Sie einen anderen Wert auswählen; es gibt keine eigene Speichern-Schaltfläche. Während die Änderung verarbeitet wird, sehen Sie einen Fortschrittsbalken.

Oben in der Liste steht Status auswählen. Das ist kein Status, sondern eine Zwischenüberschrift. Wählen Sie sie trotzdem, ändert sich an der Bestellung nichts und es erscheint die Meldung „Ein Fehler ist aufgetreten“.

Die sechs echten Status, mit der Farbe, in der sie angezeigt werden:

• Offen – blau
• Bezahlt – grün
• Druckbereit – rosa
• Im Druck – dunkelrosa
• Abgeschlossen – dunkelgrün
• Storniert – grau

Vorsicht bei Druckbereit. Setzen Sie eine Bestellung von Hand auf Druckbereit, geht sie – genau wie bei Erneut bestellen – erneut an das Labor. War die Bestellung bereits gedruckt, wird sie also noch einmal gedruckt. Wählen Sie diesen Status nur, wenn Sie das wirklich wollen.

Neben dem Status erscheinen die Daten, die ausgefüllt sind: Bestellt am, Gedruckt am und Abgeschlossen am. Spalten ohne Wert bleiben leer. Nach dem Ändern des Status werden diese Daten erst aktualisiert, wenn Sie die Seite neu laden.

Bei einer stornierten Bestellung steht an der Stelle von Bestellt am die Spalte Storniert am. Das Bestelldatum ist dann also nicht mehr sichtbar; es sind nicht zwei Spalten nebeneinander.

Unter dem Status kann ein anklickbares Kästchen Sendungsverfolgung stehen. Es erscheint nur, wenn das Labor einen vollständigen Link zum Versanddienstleister übermittelt hat; hat das Labor nur eine Sendungsnummer geschickt, bleibt dieses Kästchen leer, während der Kunde diese Nummer sehr wohl in seiner E-Mail sieht (siehe unten). Eine Anmerkung des Kunden zur Bestellung erscheint unter der Überschrift Bemerkungen.

Was der Kunde erhält, wenn Sie den Status auf Abgeschlossen setzen #

Abgeschlossen ist der einzige Status, der von selbst eine E-Mail an den Kunden sendet. Das System verwendet dafür die Vorlage für eine versandte Bestellung; siehe E-Mail-Vorlagen – Übersicht. Fehlt diese Vorlage oder ist bei der Bestellung keine E-Mail-Adresse hinterlegt, geht nichts hinaus – der Status ändert sich trotzdem ganz normal, und Sie erhalten dazu keine Meldung. Schlägt das Versenden selbst fehl, bleibt die Bestellung ebenfalls auf Abgeschlossen.

Seit dem 12. September 2026 steht in dieser E-Mail ein Block Sendungsverfolgung, aber nur, wenn das Labor eine Sendungsnummer übermittelt hat. In diesem Block stehen die Sendungsnummer, die Zeile Versandt am mit dem Datum, ein Link Verfolgen Sie Ihr Paket beim Versanddienstleister und ein Link Status Ihrer Bestellung ansehen.

Dieser zweite Link führt zu einer Seite Bestelling volgen (Bestellung verfolgen) in Ihrem eigenen Webshop. Dort sieht der Kunde die Rechnungsnummer, das Bestelldatum, den Status (Nog niet betaald (Noch nicht bezahlt), Betaald, wordt klaargemaakt (Bezahlt, wird vorbereitet), In productie (In Produktion), Verzonden (Versandt) oder Geannuleerd (Storniert)), das Versanddatum und die Sendungsnummer – bewusst keinen Namen, keine Adresse und keine Bestellpositionen, denn der Link funktioniert ohne Anmeldung und kann weitergeleitet werden.

Ein paar Dinge, die Sie wissen sollten:

• Sie tragen die Sendungsnummer selbst nirgends ein. Sie kommt vom Labor. Hat das Labor nichts übermittelt, fehlt der ganze Block in der E-Mail, und der Kunde sieht nur Ihren eigenen Text.
• Hat das Labor nur einen Barcode und keinen vollständigen Link übermittelt, wird der Link zum Versanddienstleister aus diesem Barcode plus Land und PLZ des Kunden aufgebaut. Das klappt nur bei den Niederlanden, Belgien und Deutschland; bei einem anderen Land oder wenn das PLZ-Feld des Kunden leer ist, fehlt die Schaltfläche zum Versanddienstleister. Die Sendungsnummer und die Statusseite bleiben dann trotzdem stehen.
• Öffnet der Kunde die Seite, bevor das Paket unterwegs ist, liest er: „Uw bestelling is nog niet verzonden. Zodra het pakket onderweg is, vindt u hier het zendingnummer.“ (Ihre Bestellung wurde noch nicht versandt. Sobald das Paket unterwegs ist, finden Sie hier die Sendungsnummer.)
• Ist der Link beschädigt oder abgeschnitten, erscheint: „We kunnen deze bestelling niet vinden. Gebruik de link uit de e-mail die u bij verzending heeft ontvangen.“ (Wir können diese Bestellung nicht finden. Verwenden Sie den Link aus der E-Mail, die Sie beim Versand erhalten haben.)

Produkte #

Die Produkttabelle zeigt pro Zeile: ein Vorschaubild, den Namen (Kategorie, Produktname und Format), den Effekt, die Druck-Art, die Anzahl, den Preis pro Stück und den Gesamtpreis. Unter dem Namen steht die Rechnungsnummer mit dem Dateinamen des Fotos dahinter; klicken Sie auf den Namen, öffnet sich das Produkt aus dem Katalog.

• Hat ein Produkt Auswahloptionen, stehen diese darunter hinter der Überschrift Die Optionen:.
• Bei einem Paket steht links ein kleiner Pfeil. Klicken Sie darauf, um die einzelnen Produkte im Paket aufzuklappen; die Fotos stehen darin oben. In dieser aufgeklappten Liste stehen nur Bild, Name, Effekt und Druck – keine Anzahlen und keine Preise. Was das Paket kostet, steht in der Zeile darüber.
• Steht bei einer Zeile eine Schaltfläche Download-Link kopieren, gehört zu dieser Zeile ein digitaler Download. Ein Klick legt den Link in Ihre Zwischenablage; mit der rechten Maustaste öffnen Sie ihn in einem neuen Tab. Bei Zeilen ohne Download bleibt die Stelle leer.

Ein bestelltes Fotobuch ansehen #

Seit dem 25. September 2026 steht bei einer Bestellposition für ein Fotobuch die Schaltfläche Fotobuch ansehen. Sie öffnet ein Fenster Fotobuch – … mit dem Buch Seite für Seite, so wie der Kunde es gestaltet hat: der Umschlag und danach Seite 1, Seite 2 usw., mit den Fotos, dem Hintergrund, den Texten und den Verzierungen. Oben steht, wie viele Seiten und Fotos das Buch hat.

• Das Fotolabor fertigt (noch) keine Fotobücher. Eine solche Position wird nicht an das Fotolabor gesendet; Sie lassen das Buch selbst drucken.
• Mit Fotos herunterladen (ZIP) laden Sie die Fotos herunter. Jedes Foto ist nach seinem Platz im Buch benannt, zum Beispiel pagina-003-vak-2.jpg, in hoher Auflösung, sofern vorhanden. Die Datei teksten.txt enthält die Texte pro Seite.
• Der Download-Link ist eine Stunde gültig. Ist er abgelaufen, lesen Sie Deze link is verlopen of het fotoboek bestaat niet meer. Open de bestelling opnieuw in het CMS. (Dieser Link ist abgelaufen oder das Fotobuch existiert nicht mehr. Öffnen Sie die Bestellung erneut im CMS.) Öffnen Sie die Bestellung dann erneut und klicken Sie noch einmal auf die Schaltfläche.
• Die Darstellung ist vereinfacht: Rahmen und Filter werden nicht angezeigt, und Zoomen und Verschieben eines Fotos sind nur annähernd.
• Kann das Design nicht angezeigt werden, steht dort Das Design dieses Fotobuchs kann nicht angezeigt werden.
• Fehlt die Schaltfläche bei einer Fotobuch-Position, wurde für diese Position kein Design gefunden.

Unten in der Tabelle stehen die Summen: Versandkosten, Verwaltungskosten (nur, wenn es welche gibt) und Gesamt. Steht bei Versandkosten oder Gesamt ein Betrag von null, lesen Sie dort das Wort Kostenlos statt 0,00 €.

Zahlung #

Der Block Zahlung zeigt eine Zeile mit der Zahlungsweise, dem Betrag und dem Datum Bezahlt am. Das ist die Zahlung, wie sie bei der Bestellung festgehalten wurde – kein Protokoll aller Zahlungsversuche.

Ein Kunde kann eine offene Zahlung selbst nachträglich abschließen #

Seit dem 15. September 2026 können Sie unter Einstellungen → Einstellungen → Zahlungen den Schalter Kunde darf eine nicht bezahlte Bestellung nachträglich bezahlen einschalten. Ist er eingeschaltet, erhält der Kunde auf der Seite Bestelling volgen (Bestellung verfolgen) eine Bezahl-Schaltfläche, solange diese Bestellung auf offen steht. Standardmäßig ist dieser Schalter ausgeschaltet; siehe Bestel- en foto-instellingen van uw site (Niederländisch).

Sie sehen in diesem Bildschirm nicht, dass ein Kunde diesen Weg genutzt hat: Die Bestellung steht einfach auf bezahlt, und der Block Zahlung füllt sich wie immer. Was Sie sehr wohl bemerken: Eine Bestellung, die schon tagelang offen stand, wird plötzlich doch noch bezahlt.

Sobald der Status nicht mehr offen ist, verschwindet die Schaltfläche beim Kunden. Bestellungen auf Rechnung und Bestellungen, die über die Schule abgerechnet werden, erhalten nie eine Schaltfläche.

Aktionen in der Kopfleiste #

Oben rechts stehen die Aktionsschaltflächen. Auf einem schmalen Bildschirm (zum Beispiel einem Telefon) werden sie ausgeblendet; verwenden Sie dann ein breiteres Fenster.

• Erneut bestellen – gibt die Bestellung erneut in die Produktion beim Fotolabor. Es entsteht keine neue Bestellung und keine neue Rechnungsnummer; dieselbe Bestellung wird noch einmal verarbeitet. Verwenden Sie dies, wenn eine Sendung schiefgegangen ist oder Dateien neu erstellt werden müssen.
• Download(s) senden – erstellt die Download-Links dieser Bestellung neu und sendet sie per E-Mail an den Kunden. Achtung: Die alten Links verfallen dabei. Hat der Kunde noch eine frühere E-Mail, funktioniert der Link darin danach nicht mehr. Das funktioniert nur, wenn die Bestellung Bezahlt, Druckbereit, Im Druck oder Abgeschlossen ist: Bei Offen oder Storniert verfallen die alten Links zwar, aber es geht keine neue E-Mail hinaus, obwohl Sie trotzdem „Ihre Datei wurde gesendet.“ sehen. Status und Zahlungsdatum bleiben seit dem 7. Oktober 2026 unverändert (besteht die Bestellung nur aus Downloads, wird sie danach auf Abgeschlossen gesetzt); vorher setzte diese Schaltfläche die Bestellung zurück auf Druckbereit, wodurch eine Bestellung mit einem physischen Produkt erneut an das Labor gehen konnte.
• Rechnung senden – stellt die Bestellbestätigung mit der Rechnung erneut in die Warteschlange. Achtung: Das klappt nur einmal. Sobald eine Rechnung zur Bestellung festgehalten ist, bewirkt diese Schaltfläche nichts mehr: Sie sehen zwar die Meldung „Ihre Datei wurde gesendet.“, aber es geht keine E-Mail hinaus. Die Schaltfläche ist also für den Fall gedacht, dass die erste Bestätigung nie angekommen ist, nicht dafür, einem Kunden ein zweites Exemplar zu schicken. Möchten Sie dem Kunden doch noch eine Rechnung zukommen lassen, verwenden Sie Rechnung herunterladen und schicken Sie die PDF selbst mit. Derselbe Klick stellt übrigens auch die Lieferschein-E-Mail an Ihre eigene Adresse bereit – auch diese geht pro Bestellung nur einmal hinaus.
• Rechnung herunterladen – öffnet die Rechnungs-PDF in einem neuen Tab.
• Lieferschein herunterladen – öffnet den Lieferschein in einem neuen Tab.

Die letzten beiden öffnen ein neues Fenster. Blockiert Ihr Browser Pop-ups, scheint nichts zu passieren; erlauben Sie Pop-ups für das CMS.

Erst herunterladen, dann senden funktioniert nicht #

Das ist die wichtigste Falle dieser fünf Schaltflächen. Rechnung herunterladen erstellt die Rechnung, falls sie noch nicht existiert – und genau diese festgehaltene Rechnung ist der Grund, warum Rechnung senden aussteigt.

Klicken Sie also zuerst auf Rechnung herunterladen, um zu prüfen, ob die Rechnung stimmt, bewirkt Rechnung senden danach garantiert nichts mehr. Sie sehen zwar noch „Ihre Datei wurde gesendet.“, aber der Kunde erhält nichts.

Möchten Sie einem Kunden, der nie eine Bestätigung bekommen hat, doch noch eine zukommen lassen, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. zuerst auf Rechnung senden klicken;
2. erst danach gegebenenfalls Rechnung herunterladen, um zu prüfen, was hinausgegangen ist.

Ist bereits eine Rechnung festgehalten, gibt es nur einen Weg, der immer funktioniert: Rechnung herunterladen und die PDF selbst in einer eigenen E-Mail mitschicken.

Ein fehlgeschlagener Klick blockiert die Schaltfläche nicht mehr #

Bis zum 20. September 2026 war das das Lästigste an diesem Bildschirm: Ging Lieferschein herunterladen einmal schief, reagierte danach auch Rechnung herunterladen nicht mehr – und umgekehrt. Dasselbe galt für Erneut bestellen, Download(s) senden und Rechnung senden: Eine solche Schaltfläche blieb nach einem Fehlschlag für den Rest Ihres Besuchs stumm, ohne Meldung.

Das ist behoben. Geht etwas schief, klicken Sie einfach erneut; Neuladen ist nicht mehr nötig. Geht es weiterhin schief, liegt es am Auftrag selbst und nicht am Bildschirm.

Wann die Bestellbestätigung von selbst hinausgeht #

Die Bestätigung mit der Rechnung geht hinaus, sobald die Zahlung erfolgreich war, unabhängig von der Zahlungsweise. Das ist seit dem 2. September 2026 so; vorher wartete das System bei einigen Zahlungsweisen auf eine Rückmeldung des Zahlungsdienstes, und die Bestätigung blieb aus, wenn diese Rückmeldung nicht ankam. Hat ein Kunde von vor diesem Datum nie eine Bestätigung bekommen, ist das fast immer die Erklärung – und dann funktioniert Rechnung senden für diese Bestellung doch noch, sofern in der Zwischenzeit niemand auf Rechnung herunterladen geklickt hat (siehe oben).

Außerdem läuft jede Stunde eine Nachholrunde. Sie greift Bestellungen auf, die zwar bezahlt, aber noch nicht an das Labor gesendet sind. Bis zum 2. September 2026 schickte diese Runde nur den Auftrag an das Labor weiter und nicht die Bestätigung: Solche Bestellungen wurden also ganz normal gedruckt und geliefert, aber der Kunde bekam nie eine Rechnung – und nirgends war eine Fehlermeldung zu sehen. Seitdem fordert diese Runde die Rechnung nachträglich an.

Seit dem 4. September 2026 ist diese Nachholrunde in drei Punkten großzügiger:

• Alle Sites machen mit. Vorher prüfte die Runde eine feste Liste von Sites, die schon länger nicht mehr aktualisiert worden war. Eine Site, die nach dem Erstellen dieser Liste angelegt wurde, fiel also heraus: Deren Bestellungen wurden nie nachgeholt, ohne Fehlermeldung. Ist Ihre Site neueren Datums und fehlen Ihnen Rechnungen aus August oder Anfang September, ist das fast sicher die Ursache.
• Eine Bestellung, die schon beim Labor liegt, zählt ebenfalls. Die Runde berücksichtigte nur Bestellungen, die noch auf bezahlt standen. War eine Bestellung auf afdrukken (im Druck), afdrukklaar (druckbereit) oder afgerond (abgeschlossen) weitergerückt, ohne dass je eine Rechnung erstellt wurde, sah sie niemand mehr. Diese Lücke ist geschlossen: Jede bezahlte Bestellung ohne Rechnung erhält nachträglich eine.
• Die Runde schaut sieben Tage zurück. Bestellungen, die vor mehr als einer Woche aufgegeben wurden und immer noch keine Rechnung haben, werden nicht mehr automatisch aufgegriffen. Diese erledigen Sie mit Rechnung herunterladen (siehe unten).

Eine Bestellung bleibt auf bezahlt stehen #

Bleibt eine bezahlte Bestellung hängen und geht nicht an das Labor, prüfen Sie zuerst unter CRM → Webshop-E-Mails (der Bildschirm E-Mails), ob dort eine Vorlage vom Typ bestelling (Bestellung) steht. Die Absenderadresse aus dieser Vorlage wird nämlich im Auftrag an das Labor mitgeschickt. Fehlt sie, kann dieser Auftrag nicht aufgebaut werden.

Bis zum 5. September 2026 versuchte das System es dann jede Stunde erneut, jedes Mal ohne Ergebnis und ohne dass Sie etwas davon sahen. Seitdem wird der Auftrag in diesem Fall nicht mehr gesendet, und die Bestellung bleibt sichtbar auf bezahlt stehen. *Die Rechnung und die Bestellbestätigung gehen trotzdem ganz normal hinaus* – sie brauchen diese Adresse nicht, und der Kunde hat bezahlt.

Sie können selbst keine Vorlage hinzufügen; fehlt der Typ bestelling in Ihrer Liste, wenden Sie sich an Fotoprotools. Sobald er vorhanden ist, greift die nächste Nachholrunde die wartenden Bestellungen nachträglich auf.

Der Kunde hat bezahlt, aber die Bestellung steht noch auf neu #

Das ist etwas anderes als der Fall oben: Hier wurde die Bestellung nie auf bezahlt gesetzt. Der Kunde hat beim Zahlungsdienst sehr wohl bezahlt und sieht dort eine erfolgreiche Zahlung, aber die Rückmeldung an Fotoprotools kommt nicht an. Das passiert, wenn für Ihre Site eine Angabe des Zahlungsdienstes fehlt.

Seit dem 11. September 2026 wird eine solche Rückmeldung in diesem Fall sauber abgelehnt, statt mittendrin abzubrechen. Das ist für Sie wichtig: Der Zahlungsdienst stellt die Meldung danach von selbst erneut zu. Sobald die fehlende Angabe ergänzt ist, springt die Bestellung also nachträglich auf bezahlt und läuft ganz normal weiter zum Labor. Es muss nichts von Hand repariert werden, und der Kunde muss nicht noch einmal bezahlen.

Diese Angabe können Sie nicht selbst ergänzen. Sehen Sie mehrere Bestellungen vom selben Tag auf neu, während Kunden melden, dass sie bezahlt haben, geben Sie die Bestellnummern und die Zahlungsweise an Fotoprotools weiter.

Wenn Sie Bestellungen mit Anmerkung zurückhalten #

Haben Sie unter Einstellungen → Einstellungen → Bestellen und Bezahlen den Schalter Bestellung zurückhalten, wenn eine Anmerkung vorhanden ist. eingeschaltet, überspringt die Nachholrunde eine Bestellung mit einer Anmerkung komplett – also auch die Rechnung. Das ist so gewollt: Eine solche Bestellung wartet auf jemanden, der die Anmerkung liest und die Bestellung gegebenenfalls noch anpasst. Erledigen Sie die Anmerkung, senden Sie die Rechnung dann selbst mit Rechnung senden, oder schicken Sie die PDF mit Rechnung herunterladen mit.

Hören Sie von einem Kunden, dass zu einer Bestellung nie eine Rechnung angekommen ist, verwenden Sie Rechnung herunterladen und schicken Sie die PDF selbst mit. Das funktioniert nur, wenn unter E-Mails eine Vorlage vom Typ bestelling (Bestellung) existiert; fehlt sie, sehen Sie „Ein Fehler ist aufgetreten“.

In der Praxis bedeutet all das zusammen, dass Rechnung senden bei einer normal bezahlten Bestellung nichts mehr bewirkt: Die Rechnung existiert dann bereits.

Was der Kunde in der Bestellbestätigung sieht #

Die Rechnung geht als PDF-Anhang mit. Ist die PDF größer als etwa 14 MB, lehnt der Mailserver sie ab: In diesem Fall geht die E-Mail trotzdem hinaus, aber mit einem Download-Link zur Rechnung statt eines Anhangs. Der Kunde muss also nichts erneut anfordern. Kommt das oft vor, melden Sie es mit der Rechnungsnummer – meist steckt dann ein unnötig großes Bild in der Rechnungsvorlage.

Warum sehe ich „Download(s) senden“ nicht? #

Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn beide Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Bestellung enthält mindestens ein digitales Download-Produkt (einen Download oder einen Gruppenfoto-Download), und
2. zu jeder Position der Bestellung gehört noch ein vorhandenes Produkt aus dem Katalog.

Wurde ein bestelltes Produkt später aus dem Katalog gelöscht, verschwindet die Schaltfläche bei dieser Bestellung – auch wenn ein Download darin ist. Die anderen vier Schaltflächen sind immer da.

Fehlermeldungen #

• „Ihre Datei wurde gesendet.“ – der Auftrag wurde angenommen. Erneut bestellen, Downloads senden und Rechnung senden geben alle drei diese Meldung. Bei Downloads senden und Rechnung senden geht die E-Mail danach über die Warteschlange und kommt kurz darauf an. Erneut bestellen sendet keine E-Mail: Es stellt die Bestellung nur erneut für das Labor bereit.
• „Ein Fehler ist aufgetreten“ – der Auftrag wurde nicht angenommen. Versuchen Sie es einfach erneut; die Schaltfläche funktioniert seit dem 20. September 2026 weiterhin. Geht es weiterhin schief, melden Sie die Rechnungsnummer. Diese rote Meldung bleibt stehen, bis Sie sie mit dem Kreuz wegklicken.
• Bei Lieferschein herunterladen erhalten Sie nicht diesen allgemeinen Text, sondern die Meldung des Servers selbst. Übernehmen Sie diese wörtlich, wenn Sie es melden.

Vorherige und nächste Bestellung #

Unter den Aktionsschaltflächen stehen Vorherige und Nächste, mit denen Sie durch die Bestellungen blättern, ohne zur Übersicht zurückzugehen. Während des Ladens sind beide Schaltflächen grau.

Diese beiden Schaltflächen funktionieren nur, wenn Sie aus der Übersicht gekommen sind. Öffnen Sie eine Bestellung direkt – über ein Lesezeichen, einen kopierten Link oder in einem neuen Tab –, passiert nichts, wenn Sie auf Vorherige oder Nächste klicken. Einfaches Neuladen (F5) ist kein Problem. Gehen Sie in diesem Fall einmal über Bestellübersicht zurück und öffnen Sie die Bestellung erneut aus der Liste.

Wichtig: Diese Reihenfolge folgt nur Ihrem Schulfilter. Haben Sie in der Übersicht eine Schule gewählt, springen Sie zur vorherigen oder nächsten Bestellung dieser Schule; sonst zur nächsten (oder vorherigen) Bestellnummer innerhalb der Site. Status- und Datumsfilter zählen nicht.

Ist in der Übersicht noch eine Schule gewählt und öffnen Sie eine Bestellung einer anderen Schule (zum Beispiel über Downloads oder einen Link), bleibt die Seite leer. Klicken Sie in der Übersicht auf Zurücksetzen und öffnen Sie die Bestellung erneut. Haben Sie eine gefilterte Liste abgearbeitet, gehen Sie über Bestellübersicht oben links zurück, statt mit Nächste weiterzuklicken.

Gibt es keine nächste oder vorherige Bestellung mehr, kommen Sie automatisch zurück in die Übersicht.

Siehe auch #

• Bestellungen verwalten
• Downloads verwalten
• Verzenden — bestellingen selecteren en uitdraaien (Niederländisch)
• E-Commerce-Modul – Übersicht