Login-Codes und App-Daten per Excel #

Schaltflächen und Menüpunkte stehen hier so, wie sie im deutschsprachigen CMS heißen; wo ein Bildschirm noch fest auf Niederländisch beschriftet ist, steht der niederländische Name mit einer Übersetzung in Klammern.

Rund um die Zugangsdaten und die App-Listen einer Schule arbeiten Sie mit vier Excel-Schaltflächen. Alle vier stehen in der Zeile der Schule in der Albenübersicht, in der Reihe der Aktionssymbole hinter den Spalten – nicht in einem Album und nicht in einem der Upload-Reiter.

Voraussetzungen #

• Zugriff auf Bilder → Alben haben Sie als Firmenkonto oder als Mitarbeiter. Ein Fotograf sieht diesen Bildschirm nicht und landet ohne Meldung auf dem Dashboard.
• Diese vier Schaltflächen gibt es nur auf einer Schulfotografie-Site. Auf einer Site für Berufsfotografie sehen Sie sie nicht; dort gibt es keine Klassen und Schüler.
• Die Schaltflächen arbeiten pro Schule. Klappen Sie die Schule also nicht auf – Sie brauchen die Schulzeile selbst. In einer aufgeklappten Klassenzeile stehen diese vier Schaltflächen nicht.

Die vier Schaltflächen #

Fahren Sie mit der Maus über ein Symbol; der Tooltip sagt, welches es ist. Insgesamt stehen etwa dreizehn in einer Schulzeile, richten Sie sich also nach dem Tooltip und nicht nach der Position.

| Tooltip | Was sie tut | Wann ist sie grau? |

|—|—|—|

| Excel mit Zugangsdaten herunterladen | Ruft eine Datei mit allen Benutzernamen, Passwörtern und Schülerdaten ab. | Solange die Schule noch keine Klassen hat. |

| Excel mit Zugangsdaten hochladen | Verknüpft Namen und E-Mail-Adressen aus einer Excel-Datei mit vorhandenen Fotos. | Nie. |

| Excel mit Schülerdaten für die App | Legt Klassen und Schüler an, bevor fotografiert wurde. | Sobald die Schule bereits Klassen hat. |

| Excel mit App-Status herunterladen | Ruft ab, wer beim Fotografieren erfasst wurde und wer nicht. | Solange die Schule noch keine Klassen hat. |

Achten Sie auf die zweite und die dritte: Sie stehen nebeneinander und haben dasselbe Symbol. Die eine ist für eine Schule, deren Fotos bereits da sind, die andere gerade für eine Schule, in der noch nichts steht. Auch die erste und die vierte teilen sich ein Symbol – und mit der Schaltfläche Verkaufte Produkte exportieren, die noch davor steht. Der Tooltip ist also wirklich die einzige Möglichkeit, sie auseinanderzuhalten.

Bei den beiden Download-Schaltflächen ist kein Fortschritt zu sehen, und die Schaltfläche bleibt anklickbar. Bei einer großen Schule scheint eine Weile nichts zu passieren; klicken Sie nicht noch einmal, denn dann wird die Datei zweimal erstellt.

Excel mit Zugangsdaten herunterladen #

Klicken Sie auf das Symbol; die Datei kommt sofort an, und unten erscheint „Ihre Login-Codes stehen zum Download bereit.“ Geht etwas schief, steht dort nur „Ein Fehler ist aufgetreten“.

Die Datei hat eine Zeile pro Schüler – genau eine pro Porträt-Hauptfoto – mit zehn Spalten:

| Spalte | Inhalt |

|—|—|

| Student ID | Die Schülernummer aus den Fotodaten. |

| Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam (Vorname, Namenszusatz, Nachname) | Die Namensfelder des Schülers. |

| Inlog (Login) | Der Benutzername, mit dem sich die Eltern anmelden. |

| Wachtwoord (Passwort) | Der Login-Code, lesbar. |

| Groepsfoto (Gruppenfoto) | Der Dateiname des Gruppenfotos der Klasse. |

| Klas (Klasse) | Der Name des Klassenordners. |

| Link | Ein fertiger Login-Link zu Ihrem Webshop, Benutzername und Passwort bereits enthalten. |

| Besteld (Bestellt) | Ein X, wenn mit diesem Benutzernamen bereits bestellt wurde. |

Gut zu wissen:

• Gruppenfotos erhalten keine eigene Zeile. Sie stehen nur als Dateiname in der Spalte Groepsfoto bei den Schülern dieser Klasse.
• Fehlende Passwörter werden hier erzeugt. Hat ein Schüler noch keinen Login-Code, denkt sich das System beim Export einen aus sechs Zeichen aus und speichert ihn. Die Datei von heute und die Datei von morgen enthalten also dieselben Codes.
• Mit einer Ausnahme: Kann das System einen vorhandenen Code nicht mehr lesen – das kann bei alten oder übertragenen Daten vorkommen –, erzeugt es stillschweigend einen neuen und speichert ihn. Für diesen Schüler gilt der Code auf früher ausgegebenen Karten dann nicht mehr. Meldet ein Elternteil, dass sein Code nicht funktioniert, obwohl er ihn richtig abtippt, vergleichen Sie die Karte mit dem letzten Export.
• Die Spalte Link meldet jemanden direkt an. Teilen Sie die Datei nur mit der Schule selbst.

Verwenden Sie diese Datei, damit die Schule die Codes selbst verteilt, um eine Sicherung aufzubewahren oder um die Codes außerhalb von Fotoprotools zu drucken.

Wo die Datei liegen bleibt #

Sowohl diese Datei als auch der App-Status-Export werden auf Ihrer Site bereitgestellt und danach heruntergeladen. Drei Dinge, die Sie wissen sollten:

• Der Download-Link ist nicht geschützt. Wer den Link hat, kann die Datei öffnen – auch ohne Anmeldung. Seit dem 12. Oktober 2026 enthält der Dateiname eine lange zufällige Zeichenfolge, sodass der Link nicht mehr zu erraten ist; aber bei den Zugangsdaten stehen lesbare Passwörter. Leiten Sie also die Datei weiter, nicht den Link aus Ihrem Browserverlauf.
• Jeder Export erhält seit dem 12. Oktober 2026 einen eigenen Dateinamen; ein neuer Export überschreibt den vorherigen also nicht mehr. (Davor war der Name pro Schule immer derselbe.)
• Nach fünf Tagen wird die Datei aufgeräumt. Klicken Sie danach noch auf einen alten Link, ist nichts mehr da. Exportieren Sie in diesem Fall einfach erneut.

Excel mit Zugangsdaten hochladen #

Damit tragen Sie Namen und E-Mail-Adressen zu Fotos ein, die bereits hochgeladen sind. Der Dialog heißt Namen und E-Mail-Daten hochladen und zeigt den Namen der Schule.

1. Ziehen Sie die .xls– oder .xlsx-Datei in das Feld.
2. Das System sucht pro Zeile die Spalte Login-naam unter den Hauptfotos Ihrer gesamten Site – zuerst nach Benutzername und, was es dann nicht findet, noch einmal nach Schülernummer.
3. Unten erscheint, wie viel geklappt hat: „Ihre Fotos/Zugangsdaten wurden aktualisiert. Es wurden X Logins gefunden und Y nicht.“
4. Korrigieren Sie die nicht gefundenen Zeilen in der Excel-Datei und laden Sie sie erneut hoch. Zeilen, die bereits verknüpft waren, werden einfach noch einmal aktualisiert.

Die Kopfzeile muss Login-naam, Kind-naam und Email enthalten; Email-extra und Barcode dürfen dazukommen. In diesem Dialog gibt es keine Beispieldatei. Schreiben Sie die Spaltenköpfe genau so, mit Großbuchstaben und Bindestrich: Hier wird wörtlich verglichen, anders als bei der App-Liste weiter unten.

Dieser Import fügt nichts hinzu. Er aktualisiert nur Fotos, die bereits vorhanden sind. Eine Zeile für einen Schüler, der noch kein Foto hat, zählt einfach als „nicht gefunden“ – daraus wird weder ein Schüler noch eine Klasse angelegt.

Wichtig: Die Suche berücksichtigt Ihre gesamte Site, nicht nur diese Schule, und aktualisiert alle Hauptfotos mit diesem Benutzernamen gleichzeitig. Verwenden Sie Benutzernamen, die pro Schule neu beginnen, landet eine Zeile also nicht nur bei der falschen Schule, sondern bei allen Schulen, in denen dieser Benutzername vorkommt.

Scheitert der Import, meldet der Dialog immer „Ein Fehler ist aufgetreten“ – auch wenn die Ursache genau bekannt ist. Zwei Ursachen, die Sie so nicht zu sehen bekommen, die aber am häufigsten vorkommen:

• Eine fehlende oder falsch geschriebene Spalte. Das System sagt dann eigentlich „Login-naam niet gevonden.“ (Login-naam nicht gefunden.) (oder Kind-naam oder Email). Prüfen Sie die Kopfzeile Buchstabe für Buchstabe.
• Eine Datei, die keine echte Excel-Datei ist – zum Beispiel eine CSV-Datei, der Sie den Namen .xlsx gegeben haben, oder ein Export aus einem anderen Programm. Öffnen Sie sie dann in Excel, wählen Sie Speichern unter und speichern Sie sie als .xlsx.

Die vollständige Liste der Spalten steht unter Excel hochladen – Schülerdaten und App-Listen.

Excel mit Schülerdaten für die App #

Das ist die umgekehrte Reihenfolge: Sie tragen die Schüler vorab ein, damit Sie mit der Fotoprotools-App nach Namen fotografieren können. Der Dialog heißt Excel hochladen. und enthält den Link Beispiel-Excel herunterladen.

Pflichtspalten:

• Leerlingnummer (Schülernummer)
• Roepnaam (Rufname)
• Voorvoegsel (Namenszusatz)
• Achternaam (Nachname)
• Klas (Klasse)

Optional: Email.

Die Spaltenköpfe dürfen auch aus einem vorhandenen Schülerexport stammen: Sessienummer zählt als Leerlingnummer, Voornaam als Roepnaam, Tussenvoegsel als Voorvoegsel, Stamgroep als Klas und Verzorger 1 e-mail als Email. Groß- und Kleinschreibung und die Reihenfolge der Spalten spielen keine Rolle.

Was passiert: Pro Wert in der Spalte Klas legt das System einen Klassenordner an und darin die Alben Portretfoto’s (Porträtfotos) und Groepsfoto’s (Gruppenfotos). Die Schüler kommen in Portretfoto’s, noch ohne Foto.

Der Import ist alles oder nichts: Geht mittendrin etwas schief, bleibt keine halbe Klassenliste zurück. Dieser Dialog zeigt sehr wohl die echte Ursache, zum Beispiel:

• „Het bestand is leeg.“ (Die Datei ist leer.)
• „Klas niet gevonden.“ (Klasse nicht gefunden.) – der Kopfzeile fehlt eine Pflichtspalte (die Meldung nennt die Spalte).
• „Rij 12 heeft geen klas.“ (Zeile 12 hat keine Klasse.)
• „Geen leerlingen gevonden in het bestand.“ (Keine Schüler in der Datei gefunden.)

Warum ist diese Schaltfläche grau? #

Sobald die Schule Klassen hat, wird die Schaltfläche deaktiviert. Diese Liste ist dazu gedacht, eine leere Schule zu füllen; bei einer Schule, in der bereits fotografiert wurde, würde sie doppelte Klassen und doppelte Schüler ergeben.

Sie können also nur einmal eine Schülerliste einlesen. Sorgen Sie dafür, dass diese Liste vollständig ist, bevor Sie sie hochladen. Haben Sie jemanden vergessen, ist Excel mit Zugangsdaten hochladen keine Alternative – diese aktualisiert nur vorhandene Fotos und fügt niemanden hinzu. Einen vergessenen Schüler tragen Sie danach von Hand nach.

Excel mit App-Status herunterladen #

Eine Übersicht dessen, was die App am Fototag erfasst hat. Ein Klick liefert sofort die Datei, mit der Meldung „Ihr App-Status-Export steht bereit.“

Die Spalten sind: Student id, Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Klas, Status und Timestemp (Zeitstempel).

• Status ist bei einem normal fotografierten Schüler leer und enthält sonst den Grund aus den Fotodaten (Ziek (Krank), Anders (Sonstiges) oder Afgemeld (Abgemeldet)).
• Timestemp ist der Zeitpunkt, zu dem das Foto gemacht wurde. Fehlt er, steht dort der Startzeitpunkt der Sitzung.

So sehen Sie auf einen Blick, wer an diesem Tag gefehlt hat. Beachten Sie aber, dass auch Zeilen für Gruppenfotos darin stehen: Diese haben keine Schülernummer und keinen Namen, eine Zeile, die leer aussieht, ist also nicht automatisch ein fehlender Schüler.

Siehe auch #

• Excel hochladen – Schülerdaten und App-Listen – die beiden Upload-Abläufe im Detail, mit allen Fehlermeldungen.
• Fotodaten und Schülerinfos bearbeiten – wo Name, Schülernummer und Status pro Foto stehen.
• Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes (Niederländisch)
• Allgemeine Upload-Regeln und Fehlermeldungen