Zugangskarten-E-Mail – Schulname und Kindname automatisch einfügen #

Schaltflächen und Menüpunkte stehen hier so, wie sie im deutschsprachigen CMS heißen; wo ein Bildschirm noch fest auf Niederländisch beschriftet ist, steht der niederländische Name mit einer Übersetzung in Klammern.

Die E-Mail, die Eltern zu einer Zugangskarte erhalten, kann den Schulnamen, den Namen des Kindes und den Klassennamen automatisch einfügen – im Betreff und im Text. Sie tippen an der Stelle, an der der Wert stehen soll, {{school}}, {{naam}} oder {{klas}}, und bei jedem Versand ersetzt das System das.

So erhält jeder Elternteil einen wiedererkennbaren Betreff im Posteingang – zum Beispiel „Zugangskarte von Olympiaschool für Anna Janssen“ statt eines allgemeinen „Zugangskarte“.

Voraussetzungen #

Es geht hier um die Vorlage vom Typ inlogkaartje – ohne s. Das ist eine andere Vorlage als inlogkaartjes (mit s): Diese zweite Vorlage bestimmt, an welche Empfängeradresse das ganze Paket an Sie selbst geschickt wird, und ohne diese Vorlage werden überhaupt keine Zugangskarten erstellt.

Fehlt die Vorlage inlogkaartje, sehen Sie das nirgends. Die Karten werden ganz normal erstellt, und das Paket kommt ganz normal an; nur die E-Mails an die Eltern bleiben stillschweigend aus. Im CMS erscheint keine Fehlermeldung. Vermissen Sie diese E-Mails, prüfen Sie zuerst, ob diese Vorlage in Ihrer Liste steht. Hinzufügen können Sie sie nicht selbst – das erledigt Fotoprotools.

Den Absender der Paket-E-Mail an Sie selbst können Sie übrigens nicht einstellen: Sie kommt immer von [email protected]. Nur bei der E-Mail an die Eltern zählt die Absenderadresse aus Ihrer Vorlage.

Sie können selbst keine Vorlage hinzufügen. Welcher technische Name zu welcher Vorlage gehört, steht in der Tabelle im Artikel über die Übersicht der Webshop-E-Mails (die frühere Spalte Typ gibt es seit September 2026 nicht mehr).

Die drei Variablen #

| Variable | Wird ersetzt durch |

|—|—|

| {{school}} | Den Namen des Schulordners. Auch wenn Sie die Karten von einer Klasse aus erstellen, steht hier der Schulname und nicht der Klassenname. |

| {{naam}} | Den Namen des Kindes (siehe Woher kommen die Werte?). |

| {{klas}} | Den Namen der Klasse, in der das Foto steht. |

Die Variablen sind unabhängig von Groß- und Kleinschreibung: {{SCHOOL}}, {{School}} und {{school}} funktionieren alle. Leerzeichen innerhalb der geschweiften Klammern sind ebenfalls erlaubt: {{ naam }} ist gültig.

Wo setzen Sie sie ein? #

Gehen Sie im Menü zu CRM → Webshop-E-Mails, öffnen Sie die Vorlage vom Typ inlogkaartje (siehe E-Mail-Vorlage bearbeiten) und setzen Sie die Variablen in das Feld Betreff und/oder das Feld Text der Mail.

Eine unbekannte Variable – zum Beispiel {{ordernummer}}, die es hier nicht gibt – wird nicht ersetzt und bleibt wörtlich im Text stehen. Verwenden Sie also nur die drei oben genannten.

Beispiele #

Betreff #

| Sie tippen | Der Elternteil sieht |

|—|—|

| Zugangskarte | Zugangskarte |

| Zugangskarte von {{school}} | Zugangskarte von Olympiaschool |

| Zugangskarte von {{school}} für {{naam}} | Zugangskarte von Olympiaschool für Anna Janssen |

| {{school}} · Klasse {{klas}} — Zugangskarte {{naam}} | Olympiaschool · Klasse 3B — Zugangskarte Anna Janssen |

Text #

Liebe Eltern,

anbei erhalten Sie die Zugangskarte von {{naam}} (Klasse {{klas}})
der {{school}}. Mit den unten stehenden Daten können Sie sich
im Webshop anmelden und die Fotos ansehen.

Bestellen ist bis 2 Wochen nach Ausgabe möglich.

Wird zu:

> Liebe Eltern,

>

> anbei erhalten Sie die Zugangskarte von Anna Janssen (Klasse 3B) der Olympiaschool. Mit den unten stehenden Daten können Sie sich im Webshop anmelden und die Fotos ansehen.

>

> Bestellen ist bis 2 Wochen nach Ausgabe möglich.

Wie die E-Mail aussieht #

Ihr Text ist nicht die ganze E-Mail. Über und unter Ihren Text setzt das System selbst noch Folgendes:

• Eine Zwischenüberschrift mit dem Schulnamen und der Klasse dahinter, falls diese bekannt ist: „Inlogkaartje Olympiaschool · klas 3B“ (Zugangskarte Olympiaschool · Klasse 3B). Ist der Schulname leer, entfällt die ganze Überschrift.
• Einen Block „Jouw inloggegevens“ (Deine Zugangsdaten) mit dem Gebruikersnaam (Benutzername) und dem Inlogcode (Login-Code) darunter. Die Eltern brauchen den Anhang also nicht, um sich anmelden zu können.
• Eine Schaltfläche „Bekijk de foto’s“ (Fotos ansehen), die direkt anmeldet, mit demselben Link als Text darunter für alle, bei denen die Schaltfläche nicht funktioniert. Achtung: In diesem Link stehen die Zugangsdaten, eine weitergeleitete E-Mail gibt dem Empfänger also Zugriff.
• Die Zugangskarte als Anhang – ein JPG, kein PDF. Der Anhang wird nur mitgeschickt, wenn die Datei in diesem Moment auch wirklich vorhanden ist; ist das nicht der Fall, geht die E-Mail ohne Anhang hinaus, ohne Meldung.
• Das Logo, die Kontaktdaten und die Links Ihrer Site sowie eine Abmeldezeile ganz unten: „U ontvangt deze e-mail omdat u foto’s heeft besteld of bekeken bij deze fotograaf … Meld u af.“ (Sie erhalten diese E-Mail, weil Sie bei diesem Fotografen Fotos bestellt oder angesehen haben … Melden Sie sich ab.) Diese Zeile steht nicht in Ihrer Vorlage und ist nicht anpassbar.

Die Absenderadresse, der Absendername und eine eventuelle BCC kommen ebenfalls aus dieser Vorlage. Das Feld Naam in uw lijst (Name in Ihrer Liste) bewirkt bei dieser E-Mail nichts. (Den Schalter Van/Naar fotograaf (Von/An Fotograf) gibt es seit dem 25. September 2026 nicht mehr.)

Wiederholen Sie die Zugangsdaten also nicht selbst in Ihrem Text – sie stehen bereits darunter.

Haben Sie bei einem Foto eine zweite E-Mail-Adresse eingetragen, erhält diese Adresse eine eigene E-Mail – also zwei E-Mails pro Kind, und Ihre BCC erhält dann ebenfalls zwei. Ist nur eine zweite Adresse eingetragen und die Hauptadresse leer, geht nichts hinaus. Ist eine der beiden keine gültige E-Mail-Adresse, wird diese Adresse übersprungen, ohne dass Sie etwas davon sehen.

Bei einer Vorschau wird nie gemailt. Erstellen Sie eine Probekarte mit Vorschau der Zugangskarten, erhält kein einziger Elternteil etwas.

Was, wenn eine Variable leer ist? #

• Im Betreff: Die Variable wird durch nichts ersetzt, danach werden doppelte Leerzeichen in der ganzen Zeile bereinigt und die Leerzeichen am Anfang und Ende entfernt. „Zugangskarte von {{school}} für {{naam}}“ mit einem leeren Kindnamen wird also zu „Zugangskarte von Olympiaschool für“.
• Bleibt nach dem Bereinigen nichts übrig – zum Beispiel bei einem Betreff, der nur aus {{naam}} besteht –, greift das System auf Ihren Betreff zurück, so wie Sie ihn getippt haben, mit den geschweiften Klammern darin. Schreiben Sie also immer etwas festen Text in den Betreff.
• Im Text: Die Variable wird ebenfalls leer, aber hier wird nichts bereinigt. „für {{naam}} von“ mit einem leeren Namen wird zu „für von“ – in der E-Mail selbst fällt das doppelte Leerzeichen nicht auf, der holprige Satz schon. Bauen Sie Ihre Sätze so, dass ein leerer Wert nicht stört.
• In der Zwischenüberschrift: Diese erscheint nur, wenn der Schulname bekannt ist. Die Klasse kommt nur dazu, wenn auch diese bekannt ist.

Eigene Anrede #

In der E-Mail gibt es keine feste Anrede. Die Begrüßung bestimmen Sie selbst im Feld Text der Mail – zum Beispiel „Liebe Eltern,“ oder „Hallo {{naam}},“. So gibt es nie eine doppelte Begrüßung.

Woher kommen die Werte? #

• {{school}} – der Name des Schulordners. Das System geht von dem Ordner, mit dem Sie arbeiten, nach oben, bis es auf einen Ordner vom Typ Schule stößt. Es spielt also keine Rolle, ob Sie die Karten von der Schulzeile oder von einer Klasse aus erstellen, und es spielt auch keine Rolle, ob Sie aus Zugangskarten erstellen oder aus dem Bearbeitungsbildschirm eines einzelnen Fotos mailen: Der Schulname ist in beiden Fällen derselbe.
• {{naam}} – das Feld Name des Kindes aus den Fotodaten. War dieses Feld nie ausgefüllt, setzt das System Vorname Namenszusatz Nachname zusammen. Siehe Fotodaten und Schülerinfos bearbeiten. Achtung: Haben Sie Name des Kindes einmal ausgefüllt und danach wieder geleert, greift dieser Rückfall nicht – {{naam}} bleibt dann leer. Füllen Sie das Feld in diesem Fall erneut aus oder lassen Sie es beim Import ganz weg.
• {{klas}} – der Name des Ordners, in dem das Foto steht: die Klasse. Dieser kommt pro Schüler mit, in einem Versand können also verschiedene Klassen stehen.

Betreff ohne Variablen #

Variablen sind optional. Lassen Sie Ihren bestehenden Betreff ohne {{...}} stehen, wird die E-Mail mit genau diesem festen Betreff versendet.

Die E-Mails kommen nicht sofort an #

Diese E-Mails kommen zuerst in eine Warteschlange und werden danach im Hintergrund versendet. Bei einer großen Schule dauert es also eine Weile, bis alle ihre E-Mail haben. Sehen Sie im CMS, dass die Karten fertig sind, aber bei niemandem kommt eine E-Mail an, ist das kein Fehler in Ihrer Vorlage – melden Sie es Fotoprotools.

Siehe auch #

• Zugangskarten erstellen und versenden – der Ablauf, aus dem diese E-Mails kommen.
• Standardeinstellungen für Zugangskarten – der Standardtext auf der Karte selbst.
• E-Mail-Vorlage bearbeiten – die Felder des Vorlagenformulars.
• E-Mail-Vorlagen – Übersicht – welcher Typ zu welchem Ereignis gehört.