Allgemeine Upload-Regeln und Fehlermeldungen #

Schaltflächen und Menüpunkte stehen hier so, wie sie im deutschsprachigen CMS heißen; wo ein Bildschirm noch fest auf Niederländisch beschriftet ist, steht der niederländische Name mit einer Übersetzung in Klammern.

Die folgenden Regeln gelten für alle Upload-Methoden in Fotoprotools. Siehe Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes (Niederländisch) für eine Erklärung pro Methode.

Dateinamen #

• Nicht der Dateiname selbst, sondern der daraus abgeleitete Login-Name muss eindeutig sein – und zwar innerhalb Ihres eigenen Kontos, nicht buchstäblich im gesamten Fotoprotools-System. Verwenden Sie denselben Namen für das Hauptfoto eines Schülers in zwei verschiedenen Klassen innerhalb Ihres Kontos, kann das kollidieren (Fehlermeldung LOGIN_DUPLICATE).
• Möchten Sie mehrere Fotos pro Kind oder Motiv hochladen? Verwenden Sie dann ein Nummern-Suffix: Pietje_Puk_1.jpg, Pietje_Puk_2.jpg, Pietje_Puk_3.jpg. Das System liest den Teil vor dem letzten _<Zahl> als Login-Namen und gruppiert damit automatisch alle Fotos im selben Ordner unter einem Schüler.
• Achtung: Dieses „Abschneiden nach dem letzten Unterstrich“ geschieht auch, wenn keine laufende Nummer folgt. Ein einzelnes Foto namens z. B. Pietje_Puk.jpg (ohne _1) erhält dann den Login-Namen Pietje statt Pietje_Puk. Vermeiden Sie Unterstriche in Namen ohne laufende Nummer, oder fügen Sie immer eine laufende Nummer hinzu.
• Das ist nicht nur kosmetisch: Heißen zwei Kinder im selben Ordner Jan_Jansen.jpg und Jan_Pietersen.jpg, erhalten beide den Login-Namen Jan und werden als ein Schüler miteinander verknüpft.
• Verwenden Sie in Dateinamen nur normale Buchstaben, Ziffern, - und _. Buchstaben mit Punkten oder Akzenten (ë, é, ï) können dazu führen, dass das Foto zwar in der Liste erscheint, aber nicht angezeigt wird. Benennen Sie sie um, bevor Sie die Zip-Datei erstellen.

Dasselbe Foto noch einmal hochladen #

Laden Sie eine Datei mit demselben Namen erneut in dasselbe Album hoch, wird das vorhandene Foto ersetzt. Es kommt kein doppeltes Foto hinzu. Möchten Sie ein Foto wirklich loswerden, löschen Sie es zuerst im Album.

Das gilt auch für das Hauptfoto eines Schülers (bei Pietje_Puk_1.jpg, Pietje_Puk_2.jpg usw. das erste der Reihe). Bis zum 21. September 2026 verlor der Schüler dabei sein Hauptfoto und verschwand aus dem Album; das ist behoben. Ist es bei Ihnen vor diesem Datum schiefgegangen, wenden Sie sich an Fotoprotools.

Beim Ersetzen bleiben Name und E-Mail-Adresse des Schülers erhalten, aber der Login-Name und die Einteilung werden neu aus dem Dateinamen bestimmt. Haben Sie diese im Bearbeitungsbildschirm von Hand angepasst oder das Foto gelöst oder anders gruppiert, wird das durch den erneuten Upload zurückgesetzt.

Laden Sie denselben Dateinamen in ein anderes Album hoch, erhalten Sie die Meldung, dass der Login-Name bereits existiert. Bei einer Schul- oder Klassen-Zip sehen Sie seit dem 24. September 2026 alle kollidierenden Login-Namen gleichzeitig in einer Tabelle, mit pro Login-Name der Datei aus Ihrer Zip, der Klasse oder dem Album, in dem der Login bereits verwendet wird, und dem Foto, bei dem das der Fall ist; es wurde dann noch nichts hochgeladen. Siehe Kollidierende Login-Namen: alles in einer Tabelle weiter unten.

Welches Foto zum Hauptfoto wird #

Hat ein Schüler mehrere Fotos, wird das erste davon zum Hauptfoto: das Foto, das im Webshop oben erscheint und in den Album-Download übernommen wird.

Seit dem 27. August 2026 bestimmt die laufende Nummer im Dateinamen, welches Foto das ist, und nicht mehr die zufällige Reihenfolge, in der die Dateien in der Zip stehen. Die Nummern werden dabei als Zahl gelesen, _2 kommt also vor _10. Von Pietje_Puk_1.jpg, Pietje_Puk_2.jpg und Pietje_Puk_10.jpg wird also immer Pietje_Puk_1.jpg das Hauptfoto.

Möchten Sie ein anderes Foto als Hauptfoto? Benennen Sie die Dateien vor dem Hochladen so um, dass das gewünschte Foto die niedrigste Nummer erhält.

Welche Dateien übernommen werden #

Aus einer Zip werden nur Fotos mit der Endung .jpg, .jpeg oder .png eingelesen. Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle: .JPG, .Jpeg und .PNG werden ebenfalls übernommen. Beachten Sie dabei:

• Seit dem 30. September 2026 funktionieren auch .jpeg und eine gemischte Schreibweise wie .Jpg. Vorher verschwanden solche Dateien stillschweigend aus dem Upload. Haben Sie damals Fotos vermisst, können Sie diese jetzt einfach erneut hochladen.
• Andere Dateien in einer Zip (zum Beispiel .tif, .heic oder .pdf) werden weiterhin ohne Meldung übersprungen und verworfen.
• Laden Sie ein einzelnes Foto in eine Klasse hoch und ist es keine .jpg-, .jpeg– oder .png-Datei, erhalten Sie sehr wohl eine Meldung: „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt: … Bitte laden Sie eine .jpg-, .jpeg- oder .png-Datei hoch.“ Ist eine solche Datei zwischen anderen Fotos, werden die anderen normal verarbeitet und die Datei steht in der Liste der fehlgeschlagenen Fotos.
• Systemdateien von Windows und macOS (.DS_Store, __MACOSX, Icon, .BridgeSort und Dateien, die mit ._ beginnen) werden automatisch herausgefiltert. Dafür müssen Sie nichts tun.

Fehlen nach einem Zip-Upload Fotos und steht keine Fehlermeldung dabei, prüfen Sie als Erstes, ob Dateien eines anderen Typs in der Zip waren.

Hochformatfotos stehen seit dem 15. September richtig #

Fotografieren Sie im Hochformat, speichert die Kamera das Foto oft einfach im Querformat und vermerkt nur, dass es noch um eine Vierteldrehung gedreht werden muss. Fotoprotools hat diese Drehung bis vor Kurzem nicht vor dem Verkleinern ausgeführt und den Vermerk danach verworfen – Hochformatporträts landeten dadurch quer im CMS und im Webshop.

Seit dem 15. September 2026 wird das Foto zuerst gedreht und erst dann verkleinert – bei einzelnen Fotos, beim Import aus Cloud oder NAS und bei den Porträtfotos in einer Schul-Zip. Seit dem 9. Oktober 2026 gilt das auch bei Klasse oder Unteralbum hochladen und beim Ordner Groepsfoto’s in einer Schul-Zip; bis zu diesem Datum wurden die Fotos dort überhaupt nicht verkleinert und blieben so, wie Sie sie geliefert hatten. Ein Foto, das dort nicht verkleinert werden kann, erscheint jetzt auch in der orangefarbenen Meldung. Fotos, die vor dem 9. Oktober auf diese Weise hereinkamen, werden nicht nachträglich verkleinert; möchten Sie das, laden Sie sie erneut hoch.

Fotos, die bereits vorhanden waren, werden nicht nachträglich korrigiert. Stehen schiefe Porträts in einem Album, ist die einzige Lösung, sie erneut hochzuladen. Ein bereits früher erstelltes Vorschaubild bleibt ebenfalls schief, auch wenn das Foto selbst richtig ist.

Ordnernamen #

Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, die Art des Apostrophs aber schon. Verwenden Sie den geraden Apostroph: Portretfoto's und Groepsfoto's. Word, Pages und macOS ersetzen ihn beim Tippen automatisch durch einen gebogenen Apostroph (Portretfoto’s), und ein solcher Ordner wird nicht erkannt.

Am sichersten ist es, den Apostroph ganz wegzulassen. Diese Namen funktionieren alle, in jeder Groß- und Kleinschreibung:

| Für Porträts | Für Gruppenfotos |

|—|—|

| Portret, Portretten, Portretfoto, Portretfotos, Portretfoto's | Groep, Groepen, Groepfoto, Groepfotos, Groepsfoto, Groepsfotos, Groepsfoto's |

Bemerken Sie es zu spät? Benennen Sie den Ordner im Explorer oder Finder um, indem Sie den Namen komplett neu eintippen – kopieren Sie ihn nicht aus einer E-Mail oder aus Word, denn dann kommt der gebogene Apostroph mit.

Heißt ein Ordner anders, geht es schief – aber nicht immer sichtbar:

• Schule oder Hauptalbum hochladen: Sie erhalten die Meldung „Der Ordner Portretfoto’s hat einen ungültigen Namen. Benennen Sie diesen Ordner in der Klasse Groep 3 um“. Der Upload stoppt bei diesem Ordner. Klassen, die vor diesem Ordner bereits verarbeitet waren, können dann schon hinzugefügt sein; es wird nichts rückgängig gemacht. Benennen Sie den Ordner um und laden Sie die ganze Zip erneut hoch: Vorhandene Klassen werden dann ergänzt.
• Klasse oder Unteralbum hochladen: Sie erhalten seit dem 18. September 2026 die Meldung „Der Ordner „…“ in der Klasse „…“ ist kein Porträtfoto- oder Gruppenfoto-Ordner. Benennen Sie diesen Ordner um und laden Sie die ZIP-Datei erneut hoch.“ Vorher stoppte der Upload hier ohne Fehlermeldung und meldete sogar, dass er erfolgreich war; haben Sie das im Sommer 2026 erlebt, ist das die Erklärung.

Beim Ablauf mit Tags und Sternen sind diese Ordnernamen nicht nötig: Das System erzeugt sie selbst anhand von XMP-Labels. Siehe School of album uploaden met tags en sterren (Niederländisch).

Grüne Meldung, aber keine Fotos? #

Es gibt noch eine Situation, in der sich der Upload als erfolgreich meldet, obwohl nicht alles angekommen ist: Die Zip enthält Fotos in einem anderen Dateityp als .jpg, .jpeg oder .png. Diese werden ohne Meldung übersprungen. Prüfen Sie dann die Zip und laden Sie sie erneut hoch.

Mehrere Klassenordner in einer Zip bei Klasse oder Unteralbum hochladen sind (inzwischen) kein Problem: Jeder Klassenordner wird verarbeitet, als eigene Klasse innerhalb des gewählten Albums.

Bis zum 30. September 2026 gehörten auch .jpeg-Dateien und eine Schreibweise wie .Jpg in diese Aufzählung; sie werden jetzt normal verarbeitet.

Die beiden Situationen, die hier früher auch standen – ein falsch benannter Unterordner und eine Klasse, die bereits existiert –, sind seit dem 18. September 2026 behoben: Die erste ergibt jetzt eine deutliche Fehlermeldung, und bei der zweiten werden die Fotos der vorhandenen Klasse hinzugefügt, statt verworfen zu werden.

Maximale Dateigröße #

• Standard: 1,5 GB pro Upload.
• Auf einer Berufsfotografie-Site: 10 GB pro Upload.
• Wählen Sie eine Datei, die darüber liegt, wird sie gar nicht erst gesendet: Sie sehen sofort „Ihre Datei ist größer als die zulässige Größe von 1,5GB!“ (auf einer Berufsfotografie-Site steht dort 10GB) mit einer Schaltfläche Zurücksetzen daneben, um die Datei wieder aus dem Feld zu entfernen.
• Ist Ihre Zip größer? Teilen Sie sie in mehrere Uploads pro Klasse oder pro Tageshälfte auf und verwenden Sie dafür Schule oder Hauptalbum hochladen. Achten Sie darauf, dass der Klassenname in jeder Teil-Zip genau gleich geschrieben ist – dann ergänzt Fotoprotools die vorhandene Klasse. Existiert die Klasse bereits, werden die Fotos aus der nächsten Zip dieser Klasse hinzugefügt; das funktioniert über Schule oder Hauptalbum hochladen und über Klasse oder Unteralbum hochladen.
• Liefern Sie eine Schule mit Tags und Sternen, muss das in einer einzigen Zip geschehen; siehe School of album uploaden met tags en sterren (XMP metadata) (Niederländisch).
• Neben dieser Grenze in Ihrem Browser gilt auch eine Grenze auf dem Server selbst. Stoßen Sie daran, sehen Sie den Fehlercode FILE_TOO_LARGE, NO_FILE_RECEIVED oder die Meldung „Die Datei ist zu groß für den Server“ (HTTP 413). Teilen Sie die Zip dann auf.

Während des Uploads #

• Bei einer Zip oder einer Excel-Datei sehen Sie Wird hochgeladen — 3:07 mit der laufenden Zeit und darunter die aktuelle Phase: zuerst Datei wird gesendet… 42%, danach Verarbeitung auf dem Server….
• Dauert diese Verarbeitung länger als eine halbe Minute, erscheint eine beruhigende Zeile: „Große Dateien können einige Minuten dauern — Sie können diesen Tab geöffnet lassen.“
• Bei großen Zips kann die Verarbeitung nach 100 % noch einige Minuten dauern – das ist normal. Lassen Sie den Tab geöffnet, bis Sie die grüne Meldung „Ihre Dateien wurden in 2:14 hochgeladen“ sehen.
• Bei einzelnen Fotos sehen Sie während des Uploads keine Zeit und keine Phase: Das Upload-Feld bleibt leer, bis die grüne oder orangefarbene Meldung erscheint. Lassen Sie den Tab auch dann geöffnet.
• Sehen Sie statt der grünen Meldung eine orangefarbene Meldung mit erfolgreich und fehlgeschlagen darin, war der Upload nur teilweise erfolgreich; siehe unten.

Wo Sie einen Fehler wiederfinden #

Ein fehlgeschlagener Upload meldet sich an zwei Stellen:

1. Die Meldung unten rechts im Bild. Bei einem Fehler bleibt sie stehen, bis Sie sie selbst wegklicken, sodass Sie den Text in Ruhe lesen oder übernehmen können.
2. Eine bleibende Meldung im Upload-Bereich selbst. Sie bleibt stehen, bis Sie einen neuen Upload starten oder sie wegklicken – auch wenn Sie die Meldung unten rechts bereits weggeklickt hatten.

In diesem Bereich sehen Sie:

• Bei einem vollständig fehlgeschlagenen Upload: die Erklärung, darunter die wörtliche Servermeldung (die oft sagt, um welchen Login oder welche Datei es geht) und den Fehlercode.
• Bei einem teilweise erfolgreichen Upload: wie viele Fotos erfolgreich und wie viele fehlgeschlagen sind, darunter die vollständige Liste der fehlgeschlagenen Dateien und pro Datei der Grund. Bei mehr als 25 fehlgeschlagenen Dateien sehen Sie die ersten 25 und dahinter, wie viele noch folgen.

Wenden Sie sich an den Support, schicken Sie einen Screenshot dieses Bereichs mit – darin steht alles, was wir brauchen.

Kollidierende Login-Namen: alles in einer Tabelle #

Seit dem 24. September 2026 prüft das System eine Schul- oder Klassen-Zip, bevor etwas verarbeitet wird, auf alle Login-Namen, die kollidieren würden. Findet es einen oder mehrere, wird der Upload komplett abgelehnt – es wurde dann nichts hochgeladen –, und Sie sehen im Upload-Bereich zum Beispiel „3 Benutzernamen in dieser ZIP-Datei kollidieren mit anderen Klassen. Es wurde nichts hochgeladen.“ Früher stoppte der Upload beim ersten Konflikt, und Sie fanden die Konflikte einzeln.

Unter dieser Meldung steht der Block Kollidierende Logins, mit oben der Angabe, wie viele Login-Namen doppelt in ZIP sind und wie viele existieren bereits anderswo. Die Tabelle hat diese Spalten:

• Login – der Login-Name, der kollidiert.
• Datei(en) in ZIP – die Dateien, aus denen dieser Login-Name stammt.
• Klasse in ZIP – die Klasse in Ihrer Zip, in der diese Dateien liegen.
• Kollidiert mit – mit einem Label Doppelt in ZIP (derselbe Login-Name steht als Porträt in zwei oder mehr Klassen dieser Zip) oder Existiert bereits (der Login-Name wird bereits bei einem Hauptfoto in einer anderen Klasse oder Schule auf Ihrer Site verwendet), dahinter diese Klasse oder die Schule, Klasse und das Album, in dem er bereits steht.
• Vorhandenes Foto – das Foto, das den Login-Namen bereits hat.

Mit dem Suchfeld (Login, Klasse oder Datei suchen) filtern Sie die Tabelle. Kopieren (Excel) legt die ganze Liste in die Zwischenablage, sodass Sie sie in Excel einfügen können; CSV herunterladen speichert sie als Datei. Sind es mehr als 1000 Zeilen, sehen Sie nur die ersten 1000, und darunter steht, wie viele es insgesamt sind.

Passen Sie die Dateinamen an (oder löschen Sie die alten Fotos) und laden Sie die Zip erneut hoch. Steht der Login-Name bereits in einer Klasse mit demselben Schul- und Klassennamen, gilt das als erneutes Hochladen und er erscheint nicht in der Tabelle.

Fehlermeldungen #

Jede Fehlermeldung enthält einen eindeutigen Code, mit dem der Support schnell sieht, was schiefging. Die häufigsten:

• FILE_TOO_LARGE / NO_FILE_RECEIVED – die Datei ist größer, als der Server erlaubt (bei NO_FILE_RECEIVED ist überhaupt nichts angekommen). Teilen Sie die Zip auf oder bitten Sie Ihren Administrator, das Limit zu erhöhen.
• UPLOAD_INTERRUPTED – der Upload wurde unterbrochen (Netzwerk, Browser-Tab geschlossen). Versuchen Sie es erneut.
• ZIP_NOT_A_ZIP / ZIP_CORRUPTED / ZIP_INVALID / ZIP_READ_FAILED – die Zip kann nicht gelesen werden. Erstellen Sie eine neue Zip ohne besondere Optionen (kein Passwort, keine Verschlüsselung).
• ZIP_EMPTY / ZIP_NO_SCHOOL – die Zip enthält keine Dateien oder keinen Schulordner. Denken Sie daran, dass die Zip einen äußeren Ordner mit dem Schulnamen enthalten muss.
• SCHOOL_NOT_FOUND – beim Zuordnen per QR-Code: Es gibt keine Schule mit diesem Ordnernamen. Bei einem Scan-App-Upload: Es ist keine Schule ausgewählt. Prüfen Sie den Ordnernamen in der Zip bzw. Ihre Schulauswahl. Dieser Code gehört nicht zum Hochladen einer einzelnen Klassen-Zip.
• Ein anderer Code, der mit ZIP_ beginnt (zum Beispiel ZIP_OPEN_FAILED, ZIP_INVALID_ALBUM_FOLDER oder ZIP_STRUCTURE_ERROR) – die Zip oder die Ordnerstruktur konnte nicht verarbeitet werden. Erstellen Sie eine neue Zip gemäß der oben beschriebenen Ordnerstruktur.
• CLASS_CREATE_FAILED – eine Klasse konnte nicht angelegt werden. Versuchen Sie es erneut.
• EXIF_MISSING / EXIF_DATETIME_MISSING / EXIF_DATETIME_INVALID – die EXIF-Daten oder das Aufnahmedatum (DateTimeOriginal) fehlen. Vor allem relevant bei School matchen met QR-code (Niederländisch).
• QR_MISSING / QR_UNREADABLE / QR_TIMESTAMP_MISSING – der QR-Code fehlt oder ist unlesbar. Tragen Sie Datum/Uhrzeit/Sitzung von Hand ein und laden Sie erneut hoch.
• NO_MATCH_FOUND – keine passende Sitzung für diesen QR-Code und dieses Datum gefunden.
• LOGIN_DUPLICATE – dieser Login-Name existiert bereits für eine andere Klasse oder Schule. Benennen Sie die Datei um, sodass der abgeleitete Login eindeutig wird. Bei einer Schul- oder Klassen-Zip erhalten Sie die vollständige Liste in einer Tabelle; siehe Kollidierende Login-Namen: alles in einer Tabelle oben.
• UNSUPPORTED_FILE_TYPE – Sie haben einzelne Fotos hochgeladen, aber keine Datei ist eine .jpg-, .jpeg– oder .png-Datei. Die Meldung nennt die ersten fünf Dateinamen. Speichern Sie die Fotos als JPG oder PNG und laden Sie sie erneut hoch.
• DB_BUSY – die Datenbank ist zu stark ausgelastet. Versuchen Sie es in einigen Minuten erneut.
• SERVER_STORAGE_ERROR / SERVER_ERROR – der Server konnte die Datei nicht speichern, oder es ist ein unerwarteter Fehler aufgetreten. Unsere Technik wird automatisch informiert.

Nicht jede Meldung hat einen Code. Diese Texte können Ihnen auch einzeln begegnen, ohne Zeile Fehlercode: „Die Klasse konnte nicht angelegt werden.“, „Die Schule konnte nicht angelegt werden.“ und „Die ZIP-Datei enthält keine Klassen.“ Sie bedeuten dasselbe wie die Codes oben; melden Sie in diesem Fall den wörtlichen Text und den Zeitpunkt.

Teilweise erfolgreicher Upload #

Schlagen ein paar Fotos innerhalb eines ansonsten erfolgreichen Uploads fehl? Dann sehen Sie die Meldung:

> Hochgeladen in 0:00: X erfolgreich, Y fehlgeschlagen. Fehlgeschlagen: datei1.jpg (Grund), datei2.jpg (Grund) und Z weitere.

In dieser Meldung unten rechts stehen die ersten drei fehlgeschlagenen Dateien, dahinter, wie viele noch folgen. Die vollständige Liste steht im Upload-Bereich selbst.

Die Gründe sind unter anderem:

• not_readable – konnte nicht gelesen werden
• out_of_memory – zu groß für die Verarbeitung
• permission_denied – kein Zugriff auf die Datei
• image_processing_failed – konnte nicht verarbeitet werden
• qr_resize_failed – QR-Code nicht lesbar
• unsupported_type – Dateityp nicht unterstützt, verwenden Sie .jpg, .jpeg oder .png (nur beim Hochladen einzelner Fotos)

Bei einem Scan-App-Upload kommen statt solcher kurzer Gründe noch ganze Sätze hinzu, zum Beispiel „Klasse „1A“ in dieser Schule nicht gefunden“ oder „kein Schüler gefunden (Ordnername oder student_id im Dateinamen nicht erkannt)“.

Die erfolgreichen Fotos bleiben einfach bestehen; die fehlgeschlagenen Fotos können Sie separat über Losse foto’s toevoegen (Niederländisch) erneut liefern.

Hilfe nötig? #

Haben Sie einen Fehler, der hier nicht beschrieben ist, oder funktioniert etwas nicht wie erwartet? Schicken Sie dann einen Screenshot der Meldung an den Support. Nennen Sie den Fehlercode (ZIP_CORRUPTED, EXIF_DATETIME_MISSING usw.) – dann können wir direkt in den Logs nachsehen.

Siehe auch #

• Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes (Niederländisch)
• School of hoofdalbum uploaden (zip) (Niederländisch)
• Klas of subalbum uploaden (zip) (Niederländisch)
• School matchen met QR-code (Niederländisch)
• School of album uploaden met tags en sterren (Niederländisch)
• Losse foto’s toevoegen aan een album (Niederländisch)
• Fotos aus der Cloud oder vom NAS importieren
• Excel hochladen – Schülerdaten und App-Listen