Excel hochladen – Schülerdaten und App-Listen #

Schaltflächen und Menüpunkte stehen hier so, wie sie im deutschsprachigen CMS heißen; wo ein Bildschirm noch fest auf Niederländisch beschriftet ist, steht der niederländische Name mit einer Übersetzung in Klammern.

Es gibt zwei Excel-Uploads in Fotoprotools. Sie ähneln sich – dieselbe Art Dialog, dasselbe Ablagefeld –, tun aber etwas völlig anderes. Der eine verknüpft Daten mit Fotos, die bereits vorhanden sind, der andere legt Klassen und Schüler an, bevor Sie fotografieren. Dieser Artikel beschreibt beide.

Voraussetzungen #

• Beide Schaltflächen stehen in der Schulzeile der Albenübersicht (/albums), als viertes und fünftes Symbol in der Reihe der Aktionssymbole am Ende – nicht im Album selbst und nicht in einer Klassenzeile.
• Sie stehen nebeneinander und sehen gleich aus: beide dasselbe nach oben zeigende Symbol. Das Symbol direkt davor hat außerdem den fast gleichlautenden Tooltip Excel mit Zugangsdaten herunterladen. Orientieren Sie sich also am Tooltip, nicht an der Form.
• Auf einer Berufsfotografie-Site gibt es sie nicht; siehe Alben – Rollen und Site-Typen.
• Der Albenbildschirm ist für das Firmenkonto und für Mitarbeiter da. Ein Fotograf kommt nicht hinein; siehe denselben Artikel.
• Nur .xls und .xlsx werden akzeptiert, eine Datei pro Durchgang.
• Es gibt keine Upload-Schaltfläche. Sobald Sie die Datei in das Feld fallen lassen, beginnt der Upload sofort. Die einzige Schaltfläche ist Zurück, und die stoppt einen bereits laufenden Upload nicht.
• Im Feld steht „Ziehen Sie Ihre Excel-Datei hierher.“ Sie können auch hineinklicken, um eine Datei auszuwählen. Oben im Dialog steht der Name der Schule, bei der Sie auf die Schaltfläche geklickt haben – praktisch, um zu prüfen, dass Sie die richtige Zeile erwischt haben.
• Eine Datei darf höchstens 1,5 GB groß sein. Darüber erscheint „Ihre Datei ist größer als die zulässige Größe von 1,5GB!“ mit einer Schaltfläche Zurücksetzen.
• Wählen Sie einen anderen Dateityp, erhält das Feld einen roten Rand, und hinter Status: erscheint ein englischer technischer Code. Es gibt keine Erklärung, und es wird nichts hochgeladen.

1. Excel mit Zugangsdaten hochladen #

Tooltip der Schaltfläche: Excel mit Zugangsdaten hochladen. Der Dialog heißt Namen und E-Mail-Daten hochladen.

Damit ergänzen Sie Namen und E-Mail-Daten bei Fotos, die bereits hochgeladen sind. Das System sucht pro Zeile das zugehörige Foto und aktualisiert es; es werden keine Fotos, Klassen oder Schüler angelegt.

Spalten #

Die Kopfzeile muss diese drei Spalten enthalten, genau so geschrieben – einschließlich Bindestrich und Großbuchstabe:

• Login-naam (Login-Name) – Pflicht; danach wird gesucht.
• Kind-naam (Name des Kindes) – Pflicht.
• Email – Pflicht.

Anders als bei der App-Liste unten gibt es hier *keine alternativen Schreibweisen, und Groß- und Kleinschreibung kommt sehr wohl genau darauf an*: login-naam oder Loginnaam wird nicht erkannt und führt zu einem Fehler. Dieser Unterschied zwischen den beiden Uploads ist der häufigste Fehler.

Außerdem werden diese Spalten verwendet, wenn Sie sie mitschicken:

• Email-extra – die zweite Elternadresse.
• Barcode – der Barcode des Schülers.

Andere Spalten werden ignoriert. Vorname, Namenszusatz und Nachname können Sie auf diesem Weg nicht aktualisieren; das tun Sie pro Foto – über die App-Liste werden diese Felder nur bei neu angelegten Schülern gesetzt.

Eine leere Zelle löscht nichts. Lassen Sie in einer Zeile die Spalte Kind-naam, Email, Email-extra oder Barcode leer, bleibt der vorhandene Wert bei diesem Foto stehen. Nur der Login-Name wird immer geschrieben.

Wie die Suche funktioniert #

1. Zuerst wird jede Zeile nach dem Login-Namen gesucht, über alle Hauptfotos Ihrer Site.
2. Was dann noch nicht gefunden ist, wird noch einmal nach der Schülernummer gesucht.
3. Was auch dann nicht gefunden wird, zählt als „nicht gefunden“ und wird übersprungen.

Es wird also über die ganze Site gesucht, nicht nur innerhalb der Schule, bei der Sie auf die Schaltfläche geklickt haben. Leere Zeilen am Ende der Datei werden übersprungen.

Was Sie danach sehen #

Die Meldung „Ihre Fotos/Zugangsdaten wurden aktualisiert. Es wurden X Logins gefunden und Y nicht.“ Steht bei nicht eine Zahl, korrigieren Sie diese Zeilen in der Excel-Datei und laden Sie die Datei erneut hoch – Zeilen, die bereits geklappt haben, werden einfach noch einmal aktualisiert.

Die Übersicht aktualisiert sich danach nicht von selbst. Laden Sie die Seite neu, um die aktualisierten Daten zu sehen.

Wenn es schiefgeht #

Dieser Dialog zeigt bei einem Fehler immer dieselbe allgemeine Meldung: „Es ist ein Fehler aufgetreten“, und schließt sich danach selbst. Der eigentliche Grund ist fast immer einer dieser drei:

• Die Datei ist leer.
• Eine der Pflichtspalten fehlt oder ist anders geschrieben – prüfen Sie Login-naam, Kind-naam und Email buchstabengetreu, einschließlich Bindestrich und Großbuchstabe.
• Die Datei ist keine echte Excel-Datei. Eine Liste, die Sie aus einem anderen System exportiert haben, trägt oft zwar den Namen .xlsx, ist in Wirklichkeit aber ein älteres Excel-Format oder eine Webseite. Öffnen Sie die Datei in Excel, wählen Sie Speichern unter, speichern Sie sie als .xlsx und laden Sie sie erneut hoch.

Das System gibt im letzten Fall durchaus dieselbe deutliche Erklärung wie bei der Schülerliste unten, aber dieser Dialog verwirft jede Fehlermeldung und ersetzt sie durch den allgemeinen Text. Den eigentlichen Grund sehen Sie also nicht; gehen Sie die drei Punkte oben selbst durch.

Ein Fall ergibt überhaupt keinen Fehler. Gibt es die Spalte Login-naam zwar, ist sie aber in jeder Zeile leer, meldet der Upload ganz normal Erfolg – mit 0 Logins gefunden und N nicht. Sehen Sie dieses Ergebnis, prüfen Sie zuerst, ob diese Spalte wirklich gefüllt ist.

2. Excel mit Schülerdaten für die App #

Tooltip der Schaltfläche: Excel mit Schülerdaten für die App. Der Dialog heißt Excel hochladen.

Damit stellen Sie eine Schülerliste bereit, bevor fotografiert wurde. Das System legt auf Basis der Spalte Klas (Klasse) die Klassen unter der gewählten Schule an, mit pro neuer Klasse den Alben Portretfoto’s und Groepsfoto’s, und setzt alle Schüler in Portretfoto’s. Danach können Sie mit der Fotoprotools-App fotografieren und die Fotos mit diesen Schülern verknüpfen.

Gab es das Album Portretfoto’s in einer Klasse bereits, wird bei dieser Klasse kein Groepsfoto’s dazu angelegt. Legen Sie dieses Album in diesem Fall selbst an.

Warum ist die Schaltfläche grau? #

Diese Schaltfläche wird grau, sobald auch nur ein einziger Unterordner unter der Schule steht – eine Klasse, aber ebenso ein einzelnes Album, das Sie früher angelegt haben.

Das ist auch der einzige Schutz, den es gibt: Der Import selbst prüft nicht, ob ein Schüler bereits existiert. Könnten Sie dieselbe Liste zweimal importieren, stünde danach jeder Schüler doppelt darin. Klassen und die Alben darunter werden sehr wohl wiederverwendet, wenn sie bereits existieren.

Möchten Sie später noch Schüler hinzufügen, tun Sie das pro Klasse – siehe Een klas beheren (Niederländisch).

Achten Sie auf die Schaltfläche daneben #

Die Schaltfläche Excel mit Zugangsdaten hochladen wird nie grau, auch nicht bei einer Schule ohne Klassen. Das ist kein Hinweis darauf, dass dieser Upload dann doch möglich ist: Gibt es noch kein Foto, gibt es auch nichts, womit Daten verknüpft werden können, und Sie erhalten einfach 0 Logins gefunden.

Spalten #

Reihenfolge und Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle; pro Spalte werden mehrere Schreibweisen erkannt. Die Kopftexte in der Datei sind niederländisch:

| Gemeintes Feld | Erkannte Kopftexte |

|—|—|

| Schülernummer | Leerlingnummer, Sessienummer |

| Rufname | Roepnaam, Voornaam |

| Namenszusatz | Voorvoegsel, Tussenvoegsel |

| Nachname | Achternaam |

| Klasse | Klas, Stamgroep |

| E-Mail-Adresse (optional) | Email, E-mail, Verzorger 1 e-mail, Verzorger 1 email |

Dank der zweiten Spalte in jeder Zeile können Sie einen FotoProf-Export direkt hochladen, ohne die Kopfzeile umzubauen. Im Dialog steht auch ein Link Beispiel-Excel herunterladen mit einer Beispieldatei.

Was Sie danach sehen #

Die Meldung „Ihre Schüler wurden hochgeladen. Es wurden X Schüler und Y Klassen hinzugefügt.“ Die Übersicht wird danach automatisch aktualisiert, sodass die neuen Klassen sofort sichtbar sind.

Die Zahl bei Klassen ist die Anzahl der verschiedenen Klassen in Ihrer Datei. Klassen, die bereits existierten, zählen darin mit, auch wenn sie nicht neu angelegt wurden.

Bei keinem der beiden Uploads kommt eine E-Mail, eine Meldung unter Benachrichtigungen oder ein Download. Das ist anders als bei der Schaltfläche Barcodes erzeugen in derselben Zeile, die Ihnen sehr wohl eine E-Mail schickt.

Wenn es schiefgeht #

Dieser Dialog zeigt die echte Fehlermeldung. Die wichtigsten:

| Meldung | Was los ist |

|—|—|

| Die Datei ist leer. | In der Datei steht keine einzige Zeile. |

| Klas nicht gefunden. (ebenso für Leerlingnummer, Roepnaam, Voorvoegsel, Achternaam) | Diese Spalte steht nicht in der Kopfzeile, in keiner der erkannten Schreibweisen. |

| Zeile 7 hat keine Klasse. | In dieser Zeile ist die Spalte Klas leer. Füllen Sie sie aus oder löschen Sie die Zeile. |

| Keine Schüler in der Datei gefunden. | Nur eine Kopfzeile, oder alle Zeilen sind leer. |

| Diese Datei konnte nicht als Schülerliste gelesen werden. Öffnen Sie sie in Excel, wählen Sie „Speichern unter“, speichern Sie sie als .xlsx und versuchen Sie es danach erneut. | Die Datei ist keine echte Excel-Datei: ein älteres .xls oder ein Export aus einem anderen System, der nur .xlsx heißt, oder ein Upload, der mittendrin abgebrochen wurde. Tun Sie genau, was die Meldung sagt. |

Diese letzte Meldung gibt es seit dem 11. September 2026. Erhielten Sie vorher eine unverständliche Störungsmeldung bei einer Datei, die in Excel tadellos aussah, war das fast immer die Ursache.

Der Import ist alles oder nichts: Geht mittendrin etwas schief, wird nichts angelegt, und die Schule bleibt leer. Sie können die Datei also in Ruhe korrigieren und erneut hochladen.

Der Dialog zeigt selbst auch eine kleine Liste der erwarteten Spalten, mit übersetzten Bezeichnungen. Halten Sie sich an die Tabelle oben: In der Datei selbst müssen die dort genannten Kopftexte stehen.

Ihre Schülerlisten bleiben gespeichert #

Jede Excel-Datei, die Sie bei einem der beiden Uploads anbieten, wird auf dem Server gespeichert, auch wenn sie danach abgelehnt wird. Das ist praktisch, wenn im Nachhinein etwas geklärt werden muss, bedeutet aber auch, dass Schülerdaten dort bleiben. Möchten Sie, dass eine alte Liste gelöscht wird, beantragen Sie das bei Fotoprotools.

Siehe auch #

• Inlogcodes en app-data via Excel (Niederländisch) – die Gegenstücke: Login-Codes herunterladen und den App-Status exportieren.
• Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes (Niederländisch)
• Allgemeine Upload-Regeln und Fehlermeldungen
• Fotodaten und Schülerinfos bearbeiten – dieselbe Aktualisierung, aber pro Foto.