Fotodaten und Schülerinfos bearbeiten #

Schaltflächen und Menüpunkte stehen hier so, wie sie im deutschsprachigen CMS heißen; wo ein Bildschirm noch fest auf Niederländisch beschriftet ist, steht der niederländische Name mit einer Übersetzung in Klammern.

Klicken Sie in der klassischen Ansicht eines Albums auf den orangefarbenen Stift oben rechts auf einer Fotokarte oder in der neuen Ansicht (Standard seit dem 12. Oktober 2026) im Detailbereich auf Daten ändern, öffnet sich der Dialog Foto bearbeiten. Hier verknüpfen Sie die Schülerdaten mit diesem Foto, verschieben es in eine andere Klasse oder ein anderes Album und finden das Passwort der Eltern wieder.

Voraussetzungen #

• Das Alben-Modul ist für ein Firmenkonto und für Mitarbeiter da. Ein Fotografenkonto kommt hier nicht hinein: Der Menüpunkt fehlt, und wenn Sie die Adresse direkt öffnen, landen Sie ohne Meldung wieder auf dem Dashboard. Siehe Alben – Rollen und Site-Typen.
• Der Stift steht nur auf dem Hauptfoto. Unterfotos (Varianten unter einem Hauptfoto) haben nur einen Papierkorb; ihre Daten folgen denen des Hauptfotos. Möchten Sie ein Unterfoto doch separat bearbeiten, machen Sie es zuerst zum Hauptfoto: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Siehe Fotos gruppieren, trennen und löschen.
• Welche Felder Sie sehen, hängt vom Site-Typ und von der Art des Fotos ab. Bei einem Gruppenfoto sehen Sie nur Login, Dateiname und die beiden Auswahllisten – alle Namens- und E-Mail-Felder gehören zu einem Porträtfoto. Der Block mit Passwort und Login-Link und die Zeile Hinzugefügt am unten sind immer da.
• Es gibt noch einen Weg, auf dem sich dieser Dialog öffnet: Ziehen Sie ein Foto aus einer Gruppe, erscheint das Fenster Foto getrennt mit der Schaltfläche Daten ändern, die genau diesen Dialog öffnet. Achtung: Der Passwortblock ist dann leer, und der Link Login funktioniert nicht. Schließen Sie den Dialog und öffnen Sie ihn erneut über den Stift, wenn Sie das Passwort brauchen.

Das Passwort eines Schülers nachschlagen #

Eine häufige Frage von Eltern: „Ich habe meinen Login-Code noch, aber das Passwort nicht mehr.“ Das Passwort steht nie in einer Liste, weil es pro Foto erzeugt wird – Sie rufen es über den Bearbeitungsdialog dieses Fotos ab.

1. Gehen Sie im Hauptmenü zu Bilder.
2. Setzen Sie unter der Suchleiste das Häkchen Nach Foto suchen. Das System sucht jetzt über alle Schulen hinweg nach Login-Name oder Dateiname statt nach dem Albumnamen. Nach Schülername oder E-Mail-Adresse sucht es nicht.
3. Geben Sie den Login-Code (oder einen Teil des Dateinamens) in die Suchleiste ein und drücken Sie die Eingabetaste.
4. Klicken Sie sich in der Ergebnisliste bis zum Foto durch.
5. Klicken Sie auf den Stift, um den Dialog zu öffnen.
6. Unten im Dialog steht die Zeile Passwort: …, darunter der Link Login und die Schaltfläche Login-Link kopieren, mit der Sie den direkten Login-Link in die Zwischenablage kopieren. Sie erhalten dann „Der Login-Link wurde kopiert.“; klappt das Kopieren nicht, lesen Sie, wie Sie den Link über Login aus der Adressleiste holen.

Wissen Sie bereits, aus welcher Klasse der Schüler kommt? Dann müssen Sie Nach Foto suchen nicht anhaken – öffnen Sie einfach die Schule und die Klasse.

Der Block mit Passwort und Login-Link erscheint nicht, wenn für dieses Foto noch kein Login-Link erstellt wurde.

Statt das Passwort telefonisch durchzugeben, können Sie auch die Zugangskarte erneut mailen lassen – siehe Zugangskarte mailen unten.

Die Felder #

Oben im Dialog steht der Titel Foto bearbeiten, darunter in großer Schrift der aktuelle Login-Name des Fotos.

| Feld | Bedeutung |

|—|—|

| Login | Der Benutzername, mit dem sich die Eltern im Webshop anmelden. Er wird normalerweise aus dem Dateinamen abgeleitet. Hier wird nicht geprüft, ob dieser Login-Name bereits bei einem anderen Foto verwendet wird – beim Hochladen geschieht das sehr wohl. Geben Sie zwei Fotos denselben Login, ist nicht vorhersagbar, welches die Eltern beim Anmelden sehen. |

| Name des Kindes | Der Rufname, wie er auf der Zugangskarte und im Webshop erscheint. |

| Status | Auswahlliste mit Bitte auswählen, Krank, Sonstiges und Abgemeldet. Was Sie hier wählen, erscheint in roter Schrift unter der Fotokarte im Raster – aber nur bei einem Foto ohne Aufnahmezeit. Hat das Foto eine Aufnahmezeit, steht diese dort, und Sie sehen den Status nicht. |

| Schüler-ID | Die Schülernummer. Wird auch als zweiter Suchschlüssel beim Excel-Import der Zugangsdaten verwendet. |

| Vorname, Namenszusatz, Nachname | Zusammen bilden sie den Namen auf der Karte im Raster; längere Namen werden nach 26 Zeichen abgeschnitten. Ist der Vorname leer, greift die Karte auf den Namen des Kindes zurück, sonst auf den Login-Namen. Der Nachname bestimmt auch die Reihenfolge, in der das Album sortiert wird; ändern Sie ihn, springt die Karte im Raster an eine andere Stelle. |

| E-Mail | Die Adresse der Eltern. Dorthin gehen die Zugangskarte und die Bestellmails. |

| Weitere E-Mail | Eine zweite Adresse, zum Beispiel für den anderen Elternteil. |

| Dateiname | Der Name der Fotodatei. Dieses Feld ist änderbar – siehe die Warnung unten. |

| Klasse | Auswahlliste, um das Foto in eine andere Klasse zu verschieben. Hinter der Beschriftung steht die Klasse, in der das Foto jetzt liegt. |

| Album | Auswahlliste mit den untergeordneten Ordnern der gewählten Klasse. Unterstriche in Albumnamen werden als Leerzeichen angezeigt. |

| Zugangskarte per E-Mail senden | Häkchen; siehe unten. Darunter steht, falls bekannt, das Datum des letzten Versands. |

Unten steht noch die Zeile Hinzugefügt am, mit dem Datum, an dem das Foto ins System kam.

Seit dem 20. September 2026 haben nur noch zwei Felder ein Sternchen: Login und Dateiname. Diese beiden sind auch wirklich Pflicht – leeren Sie eines davon und klicken Sie auf Speichern, weist Sie der Browser darauf hin, und sonst passiert nichts. Die Sternchen bei Name des Kindes, Schüler-ID, Vorname, Namenszusatz, Nachname und E-Mail wurden entfernt: Diese Felder dürfen leer bleiben und werden dann auch leer gespeichert.

Das bedeutet zugleich, dass Sie der Meldung „Die Datei konnte nicht umbenannt werden.“ nicht mehr wegen eines geleerten Dateinamens begegnen – so weit kommen Sie gar nicht mehr.

Das Häkchen Zugangskarte per E-Mail senden ist beim Öffnen des Dialogs immer aus, auch wenn früher sehr wohl eine Karte gemailt wurde. Der Bildschirm ruft diesen Stand nicht ab. Es ist also keine Gedächtnisstütze; verwenden Sie dafür nur das Datum darunter.

Ist die Auswahlliste Klasse leer? Dann steht die Schule, zu der dieses Foto gehört, auf geschützt. Heben Sie diesen Schutz bei der Schule auf, wenn Sie das Foto verschieben können möchten.

Was Sie hier nicht finden: Das Passwort lässt sich nicht ändern, und es gibt kein Häkchen, um das Foto zu schützen.

Was Sie sehen, hängt von Ihrem Site-Typ ab #

• Auf einer Berufsfotografie-Site fehlen die Auswahllisten Klasse und Album, ebenso Name des Kindes, Status und Schüler-ID.
• Das Häkchen Zugangskarte per E-Mail senden gibt es nur auf einer Schulfotografie-Site und nur bei einem Porträtfoto.

Ein Foto in eine andere Klasse oder ein anderes Album verschieben #

1. Wählen Sie bei Klasse die neue Klasse.
2. Die Auswahlliste Album wird daraufhin geleert und mit den Alben dieser Klasse gefüllt. Hat die neue Klasse ein Album mit genau demselben Namen wie das Album, in dem das Foto lag (zum Beispiel beide Portretfoto’s), wird dieses Album automatisch für Sie gewählt.
3. Andernfalls wählen Sie selbst ein Album.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Warum ist Speichern grau? Das passiert in genau einem Fall: Sie haben eine andere Klasse gewählt, und es ist noch kein Album ausgewählt. Wählen Sie ein Album, und die Schaltfläche wird wieder aktiv. Die Option Bitte auswählen zählt nicht als Auswahl – sie anzuklicken, bewirkt nichts.

Die Auswahl bei Klasse wird selbst nicht gespeichert. Nur das gewählte Album verschiebt das Foto. Wählen Sie eine andere Klasse, bleibt das Album aber dasselbe, ändert sich nichts.

Was im Hintergrund passiert: Beim Speichern wird die Fotodatei – einschließlich der Miniatur und aller Unterfotos – tatsächlich in den Ordner des neuen Albums verschoben. Lag dort bereits eine Datei mit demselben Namen, wird diese zuerst gelöscht und dann ersetzt; dieses alte Foto ist dann weg. Die Datei in voller Auflösung, die zum Drucken verwendet wird, zieht nicht mit um.

Die Art des Fotos wird bei jedem Speichern neu bestimmt #

Das ist die wichtigste Falle dieses Dialogs, und sie gilt auch, wenn Sie nichts verschieben: Bei jedem Speichern schaut das System auf den Namen des Ordners, in dem das Foto liegt, und bestimmt daraus, ob es ein Gruppenfoto oder ein Porträtfoto ist. Heißt der Ordner Groepsfoto’s (oder eine erkannte Variante davon), wird es ein Gruppenfoto; in allen anderen Fällen wird es ein Porträtfoto.

Folge: Liegt ein Gruppenfoto in einem Ordner mit eigenem Namen, den das System nicht als Gruppenordner erkennt, wird es beim ersten Speichern stillschweigend zum Porträtfoto – auch wenn Sie nur eine E-Mail-Adresse korrigieren wollten. Bewahren Sie Gruppenfotos also in einem Ordner namens Groepsfoto’s auf, und verschieben Sie ein Porträtfoto nicht „kurz“ in einen Gruppenordner.

Ein bereits bestelltes Foto verschieben Sie besser nicht #

Eine Bestellung merkt sich, in welchem Album und unter welchem Dateinamen das Foto stand, als es bestellt wurde. Verschieben oder benennen Sie dieses Foto danach um, kann das Bild zu dieser Bestellung nicht mehr abgerufen werden. Möchten Sie sicher sein, dass eine laufende Bestellung gut weiterläuft, warten Sie, bis sie abgeschlossen ist.

Der Webshop hinkt ein paar Minuten hinterher #

Eine Änderung in diesem Dialog ist nicht sofort im Webshop zu sehen: Die Fotodaten werden bis zu zehn Minuten zwischengespeichert. Sehen Eltern noch den alten Namen oder das alte Foto, lassen Sie sie kurz warten und erneut aktualisieren.

Dateinamen ändern #

Ändern Sie den Dateinamen und speichern Sie, wird die Datei auf dem Server umbenannt. Zwei Dinge sollten Sie wissen:

• Ein Dateiname darf keine Schrägstriche enthalten. Tun Sie es doch, erhalten Sie die Meldung „Ungültiger Dateiname.“, und es wird nichts gespeichert.
• Der Login-Name wurde einmal aus dem Dateinamen abgeleitet, ändert sich aber nicht mit, wenn Sie den Dateinamen hier anpassen. Möchten Sie auch den Login-Namen ändern, tun Sie das im Feld Login.

Foto drehen #

Seit dem 24. September 2026 steht unten im Dialog, unter Hinzugefügt am, der Block Foto drehen: ein kleines Bild des Fotos mit den Schaltflächen Nach links und Nach rechts. Jeder Klick dreht das Foto um eine Vierteldrehung.

• Das Drehen wird sofort gespeichert, unabhängig von der Schaltfläche Speichern. Sie müssen danach also nicht auf Speichern klicken, und schließen Sie den Dialog ohne zu speichern, bleibt das Foto trotzdem gedreht.
• Es gilt überall: im CMS, im Webshop und für die hochaufgelöste Version, die zum Drucken verwendet wird.
• Nur dieses Foto dreht sich, nicht die anderen Fotos desselben Kindes.
• Während des Drehens dreht sich ein Kreis auf der Schaltfläche, und beide Schaltflächen sind grau. Danach lesen Sie „Das Foto wurde gedreht.“ und sehen die neue Ausrichtung sofort im Dialog, im Fotoraster und in der Lightbox, ohne die Seite neu zu laden.

Kunden, die das Foto in ihrem Warenkorb haben, sehen die neue Ausrichtung. Ein Bildausschnitt, den sie dort bereits gewählt haben, dreht sich seit dem 24. September 2026 mit.

Ist das Foto in einer Bestellung, die noch nicht gedruckt wurde, sehen Sie seit dem 24. September 2026 über den Schaltflächen eine gelbe Warnung, zum Beispiel: „Achtung: Dieses Foto ist in 2 Bestellungen enthalten, die noch nicht gedruckt wurden (#1234, #1230).“ Es stehen höchstens fünf Bestellnummern dabei, die neueste zuerst; sind es mehr, folgen Pünktchen. Die Warnung hält Sie nicht auf, aber drehen Sie das Foto trotzdem, dann:

• wird diese Bestellung mit dem gedrehten Foto gedruckt;
• dreht sich ein Bildausschnitt, den der Kunde in der Bestellung gewählt hat, nicht mit.

Prüfen Sie diese Bestellungen also nach dem Drehen. Bestellungen, die bereits gedruckt sind, zählen in der Warnung nicht mit. Drehen Sie ein Foto deshalb möglichst, bevor darauf bestellt wird.

Geht etwas schief, lesen Sie eine dieser Meldungen:

• „Dieses Foto wird bereits gedreht. Bitte versuchen Sie es gleich noch einmal.“ – es läuft bereits eine Drehung dieses Fotos; warten Sie kurz.
• „Die Fotodatei wurde nicht gefunden.“ – die Datei des Fotos liegt nicht (mehr) auf dem Server.
• „Dieses Foto hat einen ungültigen Dateinamen und kann nicht gedreht werden.“
• „Die gedrehte Datei konnte nicht gespeichert werden.“ oder „Das Foto konnte nicht gedreht werden.“ – versuchen Sie es erneut; klappt es dann immer noch nicht, melden Sie es.
• „Dieses Foto wurde nicht gefunden.“ – das Foto existiert nicht mehr oder gehört nicht zu Ihrer Site.

Zugangskarte mailen #

Setzen Sie das Häkchen Zugangskarte per E-Mail senden und klicken Sie auf Speichern, wird nach dem Speichern eine Zugangskarte für dieses eine Foto erstellt und an die eingetragene E-Mail-Adresse gesendet. Sie erhalten die Meldung „Ihre Zugangskarte wird per E-Mail gesendet.“

Achtung:

• Welche Art Karte Sie erhalten – normal, mit mehreren Porträts, mit dem Gruppenfoto –, folgt der Wahl, die Sie zuletzt unter Zugangskarten erstellen und versenden gespeichert haben. In diesem Dialog gibt es dafür keine Auswahlliste. Haben Sie diese Wahl nie gespeichert, wird es eine Karte vom Typ Mehrere Porträts – nicht die normale Karte.
• Der Text der Karte kommt von der Schule: Steht bei der Schule ein Zugangskarten-Text, hat dieser Vorrang vor dem des Albums und vor der Site-Einstellung. Der Hintergrund kommt immer aus dem Standardhintergrund in den Site-Einstellungen, nicht aus dem Album. Die Schriftfarbe ist immer schwarz, die Schriftgröße ist fest, und es steht immer ein QR-Code darauf – unabhängig davon, was Sie unter Standardeinstellungen für Zugangskarten eingestellt haben. Möchten Sie eine Karte in Ihrem eigenen Layout, erstellen Sie sie über die Schaltfläche Zugangskarten erstellen in der Schul- oder Klassenzeile; siehe Zugangskarten erstellen und versenden.
• Es funktioniert nur bei einem Hauptfoto. Bei einem Unterfoto kommt keine Karte heraus, ohne dass Sie das zu sehen bekommen.
• Geht das Mailen schief, sehen Sie nur „Es ist ein Fehler aufgetreten“ – ohne Grund. Die drei Ursachen, die Sie selbst prüfen können: Die E-Mail-Vorlage vom Typ inlogkaartjes fehlt (siehe E-Mail-Vorlagen – Übersicht), die Schriftart Arial fehlt bei Ihrer Site, oder es wurde kein Hauptfoto gefunden.
• Seit dem 24. September 2026 wird die Karte erst erstellt, nachdem das Speichern geklappt hat. Ändern Sie im selben Vorgang den Namen oder die E-Mail-Adresse, gehen die neuen Daten also mit. Schlägt das Speichern fehl, wird keine Karte gemailt.
• Schlägt nur das Mailen fehl, schließt sich der Dialog trotzdem; Ihre Änderungen sind dann aber gespeichert.

Speichern #

Die Schaltfläche heißt Speichern. Während des Speicherns ist sie grau, damit Sie nicht versehentlich zweimal speichern (und auch keine zweite Zugangskarte hinausgeht). Nach dem Speichern schließt sich der Dialog, und das Fotoraster wird neu geladen, sodass Sie den neuen Namen und die neue Position sofort sehen. Sie erhalten die Meldung „Die Daten wurden gespeichert!“

Schlägt das Speichern fehl, bleibt der Dialog seit dem 24. September 2026 offen, mit einer roten Meldung darüber. Was Sie eingegeben haben, steht dann noch da; passen Sie es an oder versuchen Sie es erneut.

Auch gut zu wissen: Geht etwas schief, wofür das System keinen eigenen Text hat, lesen Sie nur Internal server error. Das sagt nichts über Ihre Eingaben – melden Sie es in diesem Fall.

Siehe auch #

• Fotos in einem Album ansehen – das Raster, aus dem dieser Dialog stammt.
• Fotos gruppieren, trennen und löschen
• Alben durchsuchen und filtern – einschließlich des Häkchens Nach Foto suchen.
• Excel hochladen – Schülerdaten und App-Listen – dieselben Daten, aber für eine ganze Schule auf einmal.